Tại LaFleur, chúng tôi hoạt động trong lĩnh vực giúp đỡ người khác phát triển . Nhưng trong năm qua, chúng tôi đã đầu tư nghiêm túc vào sự phát triển của chính mình. Chúng tôi đã áp dụng Hệ thống Vận hành Doanh nghiệp® (EOS®), một bộ công cụ và quy trình hoàn chỉnh được thiết kế để giúp các doanh nghiệp làm rõ tầm nhìn, tạo đà phát triển và xây dựng đội ngũ vững mạnh hơn. Đây không chỉ là một khuôn khổ. Đó là một cam kết. Và nó đã và đang thay đổi cách chúng tôi làm việc: với nhau và với khách hàng của chúng tôi.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hé lộ những bí mật về hành trình sử dụng EOS của mình. Chúng tôi sẽ giải thích:
- Vì sao chúng tôi áp dụng EOS (và tại sao chúng tôi cảm thấy việc này rất cấp bách)
- Những gì chúng tôi đã thực hiện cho đến nay
- Những gì đã thay đổi — hàng ngày và về lâu dài?
- Điều chúng tôi muốn nói với các nhóm khác đang cân nhắc về EOS là gì?
Chúng ta cùng bắt đầu nào.
Lý do chúng tôi chọn EOS
Giống như nhiều công ty đang phát triển khác, chúng tôi đã trải qua một thời điểm mà mọi thứ dường như… mơ hồ. Chúng tôi không phải là thiếu tổ chức. Nhưng chúng tôi cũng không hoàn toàn thống nhất. Chúng tôi có những kết quả rõ ràng cho khách hàng, mục tiêu tăng trưởng đầy tham vọng và những người tài năng. Nhưng trong các nhóm của chúng tôi, các câu hỏi bắt đầu chồng chất:
- “Những ưu tiên quan trọng nhất trong quý này là gì?”
- “Ai là người chịu trách nhiệm về quy trình này?”
- “Cách tốt nhất để nêu vấn đề khi mọi thứ đi chệch hướng là gì?”
Dịch vụ của chúng tôi càng mở rộng, đặc biệt là trong các lĩnh vực phức tạp như tư vấn AI , bảng điều khiển dữ liệu và website có khả năng mở rộng , thì việc tinh giản quy trình giao tiếp, ra quyết định và giải quyết vấn đề càng trở nên quan trọng. Công việc của chúng tôi có tính rủi ro cao, và các nhóm của chúng tôi cần một hệ thống hỗ trợ nội bộ vững chắc hơn.
Đó là lúc chúng tôi quyết định dấn thân vào EOS. Chúng tôi không chỉ thử nghiệm mà đã đầu tư toàn bộ vốn có.
EOS hoạt động như thế nào?
Nếu bạn chưa biết đến EOS, đây là phiên bản ngắn gọn: đó là một hệ thống được thiết kế để giúp các công ty khởi nghiệp xác định rõ mục tiêu, gắn kết đội ngũ và thúc đẩy trách nhiệm. Nó được xây dựng dựa trên sáu thành phần cốt lõi:
- Tầm nhìn : Giúp mọi người hoàn toàn hiểu rõ mục tiêu và kế hoạch đạt được mục tiêu đó.
- Nhân sự : Đảm bảo bạn có đúng người ở đúng vị trí.
- Dữ liệu : Điều hành doanh nghiệp dựa trên sự thật và số liệu, không phải cảm xúc.
- Vấn đề cần giải quyết : Làm thế nào để giỏi giải quyết vấn đề khi chúng phát sinh.
- Quy trình : Ghi chép và đơn giản hóa cách thức bạn kinh doanh.
- Động lực : Xây dựng kỷ luật và trách nhiệm thông qua các mục tiêu ngắn hạn (những việc cần làm) và nhịp độ họp.
EOS thoạt nhìn có vẻ đơn giản, nhưng lại vô cùng mạnh mẽ khi được áp dụng một cách nhất quán.
Những gì chúng ta đã làm cho đến nay
Chúng tôi đã xác định tầm nhìn và đặt nền móng vững chắc.
Chúng tôi bắt đầu bằng việc xác định tầm nhìn dài hạn và đặt ra các mục tiêu quan trọng hàng quý (các ưu tiên lớn) để tiến gần hơn đến tầm nhìn đó. Đây không chỉ là những mục tiêu mơ hồ, mà là những mục tiêu có thể đo lường được, có thời hạn và gắn liền với kết quả thực tế.
Ví dụ, một trong những mục tiêu ban đầu của chúng tôi là phát triển một sản phẩm website mẫu mà các công ty luật nhỏ có thể nhanh chóng triển khai. Mục tiêu đó không chỉ là một sản phẩm đơn thuần. Nó liên quan đến các bộ phận sáng tạo, phát triển, quản lý dự án, bán hàng và lãnh đạo. EOS đã cung cấp cho chúng tôi một ngôn ngữ và cấu trúc chung để cùng nhau hoàn thành công việc .
Triển khai các cuộc họp cấp độ 10 hàng tuần.
Mỗi nhóm hiện tổ chức một cuộc họp Cấp độ 10 hàng tuần. Đó là một buổi họp có cấu trúc kéo dài 90 phút, trong đó chúng ta:
- Xem lại bảng điểm KPI của chúng tôi.
- Kiểm tra tiến độ xây dựng đá.
- Chia sẻ những tin tức nổi bật về khách hàng và đội ngũ.
- Xác định và giải quyết các vấn đề
- Tóm tắt và phân công việc cần làm
Những cuộc họp này đã tạo ra sự thay đổi lớn. Chúng đã thay thế những cuộc trò chuyện rời rạc trên Slack, những "cập nhật trạng thái" mơ hồ và những cuộc họp không cần thiết bằng sự thống nhất và hành động thực sự.
Xây dựng sự rõ ràng về vai trò và trách nhiệm.
EOS sử dụng biểu đồ trách nhiệm thay vì sơ đồ tổ chức truyền thống. Điều này giúp xác định rõ ràng từng vai trò chịu trách nhiệm về điều gì, chứ không chỉ đơn thuần là ai báo cáo cho ai.
Ví dụ, chúng tôi đã làm rõ quyền sở hữu đối với những vấn đề như:
- Kiểm thử chất lượng (QA) cho nội dung sáng tạo tương tác với khách hàng.
- Dự báo dòng tiền trong phát triển kinh doanh
- Chia sẻ kiến thức giữa các nhóm
Những thay đổi này nghe có vẻ nhỏ, nhưng chúng đã tạo ra tác động lớn. Mọi người biết điều gì được mong đợi. Và các nhà lãnh đạo biết cần hỗ trợ ở đâu.
Chúng tôi đã chuẩn hóa các quy trình của mình.
Chúng tôi đã bắt đầu lập tài liệu và triển khai các quy trình chuẩn (SOP) cho các quy trình làm việc chính trong quản lý dự án, sản xuất sáng tạo và phát triển kinh doanh.
Đây không phải là việc kìm hãm sự sáng tạo. Mà là việc loại bỏ sự mơ hồ. Khi nền tảng nhất quán, chúng ta có thể tiến nhanh hơn, giảm ma sát và nâng cao những phần công việc đòi hỏi sự thấu hiểu của con người.
Những thay đổi đã diễn ra tại LaFleur là gì?
Các cuộc họp tập trung hơn
Vấn đề là thế này. Nhóm LaFleur rất hòa đồng. Chúng tôi quý mến nhau. Chúng tôi quan tâm đến công việc của nhau. Sự tò mò và tinh thần hợp tác là một trong những thế mạnh của chúng tôi. Nhưng đôi khi, chúng tôi lại sa đà vào những ý tưởng không đâu vào đâu. Trước đây, chúng tôi dành thời gian quý báu trong các cuộc họp để thảo luận về những ý tưởng lớn và xu hướng thú vị. Giờ đây, chúng tôi đến với dữ liệu trong tay và những vấn đề cần giải quyết.
Chỉ riêng sự thay đổi đó thôi đã tạo ra sự khác biệt rất lớn. Thay vì chỉ tập trung vào cập nhật tình trạng hay ý tưởng, chúng tôi đang cùng nhau hợp tác để tìm ra giải pháp.
Chúng tôi chủ động xác định các vấn đề trước khi chúng làm gián đoạn các dự án.
EOS khuyến khích việc chủ động xác định vấn đề. Nếu cảm thấy có điều gì đó không ổn—phạm vi, băng thông, thiếu thông tin—chúng ta sẽ nêu vấn đề đó lên. Sau đó, chúng ta xác định thách thức cốt lõi, thảo luận về nó và cố gắng chủ động giải quyết vấn đề.
Thói quen này đã giúp chúng tôi phát hiện rủi ro sớm, bảo vệ tiến độ và duy trì chất lượng cao cho công việc của khách hàng.
Việc giao tiếp giữa các nhóm đã được cải thiện.
Với những kỳ vọng và nhịp độ rõ ràng hơn, các nhóm chiến lược, sáng tạo và quản lý dự án của chúng tôi kết nối chặt chẽ hơn. Mọi người cảm thấy tự tin hơn khi đặt câu hỏi, báo cáo các vấn đề cản trở và ăn mừng thành công. Chúng tôi cũng đã cải thiện khả năng chuyển đổi các quyết định của lãnh đạo thành hành động ở cấp độ nhóm, bởi vì mọi người đều biết rõ các mục tiêu cần đạt được và các chỉ số đánh giá mà chúng ta đang hướng tới.
Những người đứng sau sự tiến bộ
Tất cả những điều này sẽ không thể xảy ra nếu không có sự đồng thuận của toàn đội. Chúng tôi vô cùng tự hào về các thành viên nhóm LaFleur, những người đang hiện thực hóa EOS với sự rõ ràng, sáng tạo và rất nhiều tâm huyết. Từ các quản lý dự án giúp các cuộc họp tập trung, đến các nhà văn và nhà thiết kế thực hiện các quy trình chuẩn mà không hề đánh mất sự sáng tạo, công việc này là nỗ lực chung của cả nhóm.
Và đây mới chỉ là khởi đầu.
Những gì chúng ta đã học được cho đến nay
Chúng tôi không phải là chuyên gia về EOS, nhưng đây là những gì chúng tôi đã học được trong quá trình thực tế:
Bạn phải dốc toàn lực.
Trước đây, chúng tôi đã từng thử triển khai EOS theo từng giai đoạn. Nhưng không lần nào thành công, và chúng tôi luôn quay trở lại thói quen cũ. Lần này, chúng tôi cam kết thực hiện toàn bộ quy trình. Không lý do, không ngoại lệ.
EOS chỉ hoạt động hiệu quả khi bạn thực hiện toàn bộ hệ thống. Nếu bạn chỉ cố gắng chọn lọc các cuộc họp hoặc chỉ các bảng điểm, bạn sẽ không bao giờ đạt được kết quả như mong muốn. Hệ thống được thiết kế để toàn diện, và nó chỉ phát huy tác dụng khi mọi người cùng cam kết.
Ban đầu sẽ cảm thấy hơi khó xử.
Ngôn ngữ mới. Kỳ vọng mới. Nhịp điệu mới. Buổi học L10 kéo dài 90 phút đầu tiên có thể cảm thấy dài hoặc quá cứng nhắc. Hãy kiên trì. Theo thời gian, cấu trúc đó sẽ giải phóng năng lượng của bạn để tập trung vào việc giải quyết vấn đề thực sự.
Tầm nhìn không phải là chiến lược, nhưng nó hỗ trợ chiến lược.
EOS giúp bạn làm rõ tầm nhìn và tạo sự đồng bộ trong hoạt động. Nó không thay thế chiến lược sáng tạo, xây dựng văn hóa hay phát triển sản phẩm. Nhưng nó mang lại cho bạn sự rõ ràng và nhất quán để thực hiện những điều đó một cách tự tin.
Vì sao điều này lại quan trọng đối với khách hàng của chúng tôi
Có lẽ bạn đang thắc mắc, tại sao lại chia sẻ điều này công khai?
Vì cách chúng ta làm việc nội bộ có ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm của khách hàng. EOS giúp chúng ta:
- Giao hàng đúng hạn mà không ảnh hưởng đến chất lượng.
- Giao tiếp chủ động và giải quyết vấn đề nhanh hơn.
- Phối hợp chiến lược và thực thi giữa các nhóm.
- Mở rộng quy mô dịch vụ mà không gây hỗn loạn hay nhầm lẫn.
Dù là xây dựng bảng điều khiển dữ liệu, tổ chức hội thảo về thương hiệu hay khởi động chiến dịch quảng cáo mới, EOS đều giúp chúng tôi đạt được kết quả tốt hơn.
Bạn đang cân nhắc sử dụng EOS cho đội ngũ của mình?
Nếu bạn đang lãnh đạo một doanh nghiệp, phòng ban hoặc nhóm dự án và cảm thấy “mờ mịt” như chúng tôi đã mô tả trước đó, chúng tôi rất muốn trao đổi kinh nghiệm. EOS có thể là cấu trúc mà bạn chưa biết mình cần.
Hãy liên hệ với chúng tôi. Hỏi chúng tôi bất cứ điều gì, từ cách chúng tôi định nghĩa các "viên đá" của mình đến cách chúng tôi thiết lập bảng điểm. Chúng tôi rất vui được chia sẻ những gì đã hiệu quả (và những gì chúng tôi vẫn đang tìm hiểu). Hãy cùng nhau thảo luận về việc xây dựng các đội nhóm lành mạnh và hiệu quả hơn .
