Cómo utilizamos EOS para crear una agencia más saludable (y trabajar mejor para nuestros clientes)

En LaFleur, nos dedicamos a ayudar a otros a crecer. Pero durante el último año, hemos realizado una importante inversión en nuestro propio crecimiento. Hemos adoptado el Entrepreneurial Operating System® (EOS®), un conjunto completo de herramientas y procesos diseñados para ayudar a las empresas a clarificar su visión, ganar tracción y crear equipos más saludables. No es solo un marco de trabajo. Es un compromiso. Y ya está cambiando nuestra forma de trabajar: entre nosotros y para nuestros clientes.

En esta publicación, desvelamos los entresijos de nuestra trayectoria con EOS. Explicaremos:

• Por qué adoptamos EOS (y por qué nos pareció urgente)
• Lo que hemos implementado hasta ahora
• ¿Qué ha cambiado, tanto en el día a día como a largo plazo?
• Lo que les diríamos a otros equipos que estén pensando en EOS

Vamos a ello.

Por qué elegimos EOS

Como muchas agencias en crecimiento, llegamos a un momento en el que las cosas se sentían... confusas. No estábamos desorganizados, pero tampoco estábamos completamente alineados. Teníamos resultados claros para los clientes, objetivos de crecimiento ambiciosos y gente con talento. Pero en todos nuestros equipos empezaban a acumularse las preguntas:

• «¿Cuáles son las prioridades más importantes para este trimestre?»
• «¿Quién es el responsable de este proceso?»
• «¿Cuál es la mejor manera de plantear un problema cuando algo no va bien?»

Cuanto más amplia se hacía nuestra oferta de servicios, especialmente en áreas complejas comola consultoría en inteligencia artificial, los paneles de datos y los sitios web escalables, más importante se hacía optimizar la forma en que nos comunicábamos, tomábamos decisiones y resolvíamos problemas. Nuestro trabajo era de alto riesgo y nuestros equipos necesitaban una estructura interna más sólida.

Fue entonces cuando nos comprometimos con EOS. No nos limitamos a probarlo. Nos lanzamos de lleno.

Cómo funciona EOS

Si eres nuevo en EOS, aquí tienes una breve descripción: es un sistema diseñado para ayudar a las empresas emprendedoras a clarificar sus objetivos, alinear a sus equipos e impulsar la responsabilidad. Se basa en seis componentes fundamentales:

1. Visión: Lograr que todos estén 100 % de acuerdo con el rumbo que se va a tomar y cómo se planea llegar allí.
2. Personas: Asegurarse de contar con las personas adecuadas en los puestos adecuados.
3. Datos: Gestionar el negocio basándose en hechos y métricas, no en sentimientos.
4. Problemas: Mejorar en la resolución de problemas a medida que surgen.
5. Proceso: Documentar y simplificar la forma en que usted hace negocios.
6. Tracción: Fomentar la disciplina y la responsabilidad mediante objetivos a corto plazo (rocas) y ritmos de reuniones.

EOS es aparentemente sencillo, pero increíblemente potente cuando se aplica de forma sistemática.

Lo que hemos hecho hasta ahora

Definimos nuestra visión y establecimos metas.

Comenzamos por articular nuestra visión a largo plazo y establecer objetivos trimestrales (grandes prioridades) que nos acerquen a ella. No se trata de metas vagas, sino de objetivos medibles, con plazos definidos y vinculados a resultados reales.

Por ejemplo, uno de nuestros primeros retos fue desarrollar un producto de sitio web con plantillas que los pequeños bufetes de abogados pudieran lanzar rápidamente. Ese reto no era solo un objetivo de producto. Implicaba a los equipos creativos, de desarrollo, de gestión de proyectos, de ventas y de liderazgo. EOS nos proporcionó un lenguaje y una estructura comunes para lograrlo juntos.

Implementación de reuniones semanales de nivel 10.

Ahora cada equipo celebra una reunión de nivel 10 cada semana. Se trata de una sesión estructurada de 90 minutos en la que:

• Revise nuestra tabla de puntuación de los KPI.
• Comprueba el progreso en las rocas.
• Compartir titulares sobre clientes y equipos
• Identificar y resolver problemas.
• Resumir y asignar tareas pendientes.

Estas reuniones son un punto de inflexión. Han sustituido las conversaciones dispersas en Slack, las «actualizaciones de estado» confusas y las reuniones innecesarias por una verdadera coordinación y acción.

Claridad y responsabilidad en las funciones asignadas.

EOS utiliza un organigrama de responsabilidades en lugar del organigrama tradicional. Esto ayuda a definir las responsabilidades de cada puesto, y no solo quién depende de quién.

Por ejemplo, aclaramos la propiedad en torno a cuestiones como:

• Control de calidad para creatividades orientadas al cliente
• Previsión de proyectos en desarrollo empresarial
• Intercambio de conocimientos entre equipos

Puede parecer un cambio pequeño, pero ha tenido un gran impacto. La gente sabe lo que se espera de ella. Y los líderes saben dónde ofrecer apoyo.

Estandarizamos nuestros procesos.

Hemos comenzado a documentar y a implementar procedimientos operativos estándar (SOP) para los flujos de trabajo clave en la gestión de proyectos, la producción creativa y el desarrollo empresarial.

No se trata de reprimir la creatividad, sino de eliminar la ambigüedad. Cuando la base es coherente, podemos avanzar más rápido, reducir la fricción ypotenciaraquellas partes de nuestro trabajo que requieren la intuición humana.

¿Qué ha cambiado ya en LaFleur?

Las reuniones están más centradas.

La cuestión es la siguiente. El equipo de LaFleur es sociable. Nos caemos bien. Nos interesa el trabajo de los demás. Nuestra curiosidad y nuestra naturaleza colaborativa son algunos de nuestros superpoderes. Pero, a veces, perseguimos ideas que nos llevan por caminos sin salida. Solíamos dedicar un tiempo valioso en reuniones a hablar de grandes ideas y tendencias interesantes. Ahora, nos presentamos con datos en la mano y problemas que resolver.

Ese cambio por sí solo ha supuesto una gran diferencia. En lugar de obsesionarnos con las actualizaciones de estado o las ideas, colaboramos en la búsqueda de soluciones.

Identificamos de forma proactiva los problemas antes de que descarrilen los proyectos.

EOS fomenta la identificación proactiva de problemas. Si algo no nos cuadra (el alcance, el ancho de banda, la falta de información), lo planteamos. A continuación, identificamos el problema principal, lo debatimos e intentamos resolverlo de forma proactiva.

Este hábito nos ha ayudado a detectar riesgos de forma temprana, proteger los plazos y mantener la alta calidad del trabajo para los clientes.

La comunicación entre equipos ha mejorado.

Con expectativas y ritmos más claros, nuestros equipos de estrategia, creatividad y gestión de proyectos están más conectados. Las personas se sienten más empoderadas para hacer preguntas, escalar obstáculos y celebrar los éxitos. También hemos mejorado a la hora de traducir las decisiones de los líderes en acciones a nivel de equipo, porque todos conocen los retos y los indicadores de rendimiento hacia los que nos dirigimos.

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Las personas detrás del progreso

Nada de esto sería posible sin el compromiso de nuestro equipo. Estamos muy orgullosos de los miembros del equipo de LaFleur, que están dando vida a EOS con claridad, creatividad y mucho corazón. Desde nuestros gestores de proyectos, que mantienen el enfoque en las reuniones, hasta nuestros redactores y diseñadores, que implementan los procedimientos operativos estándar sin perder ni un ápice de creatividad, este trabajo es un esfuerzo compartido.

Y esto es solo el principio.

Lo que hemos aprendido hasta ahora

No somos expertos en EOS, pero esto es lo que hemos aprendido en la práctica:

Hay que ir a por todas.

En el pasado, hemos intentado implementar EOS por etapas. Nunca funcionó y siempre volvíamos a nuestros viejos hábitos. Esta vez, nos comprometimos con todo el proceso. Sin excusas ni excepciones.

EOS solo funciona cuando se aplica en su totalidad. Si intentas seleccionar solo las reuniones o solo las tarjetas de puntuación, nunca obtendrás los resultados que buscas. El sistema está diseñado para ser integral y solo funciona cuando todos se comprometen.

Al principio te resultará incómodo.

Nuevo idioma. Nuevas expectativas. Nuevos ritmos. Es posible que esos primeros 90 minutos de L10 le parezcan largos o excesivamente estructurados. No se rinda. Con el tiempo, la estructura liberará su energía para que pueda dedicarla a resolver problemas reales.

La visión no es estrategia, pero la respalda.

EOS te ayuda a aclarar tu visión y a crear una alineación operativa. No sustituye a la estrategia creativa, la creación de cultura o el desarrollo de productos. Pero sí te proporciona la claridad y la coherencia necesarias para ejecutar esas cosas con confianza.

Por qué esto es importante para nuestros clientes

Quizás te preguntes: ¿por qué compartir esto públicamente?

Porque la forma en que trabajamos internamente tiene un impacto absoluto en la experiencia de nuestros clientes. EOS nos ayuda a:

• Entregar a tiempo, sin sacrificar la calidad.
• Comuníquese de forma proactiva y resuelva los problemas más rápidamente.
• Alinear la estrategia y la ejecución entre los equipos.
• Amplíe los servicios sin caos ni confusión.

Ya sea que estemos creando un panel de datos, organizando un taller de marca o lanzando una nueva campaña publicitaria, EOS nos ayuda a obtener mejores resultados.

¿Estás pensando en EOS para tu propio equipo?

Si diriges una empresa, un departamento o un equipo de proyecto y sientes esa misma «niebla» que describimos anteriormente, nos encantaría comparar notas. EOS podría ser la estructura que no sabías que necesitabas.

Póngase en contacto con nosotros. Pregúntenos cualquier cosa, desde cómo definimos nuestras piedras hasta cómo configuramos nuestras tarjetas de puntuación. Estaremos encantados de compartir lo que ha funcionado (y lo que aún estamos descubriendo). Hablemos sobre cómo crear equipos más saludables y eficaces.