Tổ chức sự kiện là một cách tuyệt vời để tổ chức chăm sóc sức khỏe của bạn tiếp cận được lượng khán giả tiềm năng và kể câu chuyện của mình. Cho dù bạn đang tổ chức hội thảo trực tuyến, tiệc ra mắt sản phẩm, buổi thuyết trình hay bất kỳ sự kiện nào khác, mục tiêu là tạo ra một bầu không khí vui vẻ và bổ ích, giúp nâng cao nhận thức và thu hút thêm sự quan tâm đến tổ chức của bạn. Điều này có nghĩa là bạn cần thu hút đúng người tham dự, tương tác với thương hiệu của bạn và hành động – điều không hề dễ dàng trong ngành công nghiệp cạnh tranh này.
Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu cách lập kế hoạch cho một sự kiện chăm sóc sức khỏe thu hút nhiều người tham dự, mang tính giáo dục và có tính ứng dụng cao.
Những điều cơ bản về lập kế hoạch sự kiện chăm sóc sức khỏe
Giống như hầu hết các sáng kiến tiếp thị và quan hệ công chúng, có một số yếu tố lập kế hoạch cơ bản mà bạn cần phải tính đến. Hãy cùng xem xét kỹ hơn năm yếu tố lập kế hoạch quan trọng nhất.
Vị trí
Nhiệm vụ đầu tiên (và có lẽ quan trọng nhất ) trong bất kỳ chiến lược lập kế hoạch sự kiện nào là tìm được địa điểm mà khách mời của bạn quen thuộc và muốn đến. Hãy tìm một không gian có nhiều ánh sáng tự nhiên và bố cục hợp lý, thuận lợi cho việc mời diễn giả.
Địa điểm tổ chức sự kiện cần dễ dàng tiếp cận với đối tượng khách hàng chính và gần các nhà hàng, quán bar và cửa hàng khác. Bạn cũng cần đảm bảo địa điểm có vị trí thuận tiện cho việc bắt taxi và các dịch vụ chia sẻ xe khác. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng địa điểm tổ chức sự kiện có bãi đậu xe miễn phí rộng rãi (bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ đỗ xe hộ) và gần khách sạn.
Cuối cùng, hãy xem xét đặc điểm nhân khẩu học của đối tượng tham dự — độ tuổi, giới tính và vị trí của họ trong công ty, cùng nhiều yếu tố khác. Dựa trên thông tin này, bạn có thể xác định loại địa điểm nào nên đặt trước và ở vị trí nào. Thế hệ Millennials có thể thích một không gian hiện đại hơn, nơi họ có thể tạo dựng những mối quan hệ ý nghĩa với những người tham dự khác, trong khi những người tham dự lớn tuổi hơn có thể thích một địa điểm truyền thống hơn, nơi họ có thể tập trung vào bài thuyết trình và trực tiếp trao đổi với các bên liên quan.
Tuyển dụng nhân sự
Khi tham dự các sự kiện do các tổ chức chăm sóc sức khỏe tổ chức, mọi người mong muốn nhận được dịch vụ tuyệt vời từ đội ngũ nhân viên thân thiện và chu đáo. Điều này có nghĩa là cần tuyển dụng những người ăn nói lưu loát, tôn trọng, lịch sự và nhiệt tình.
Tùy thuộc vào quy mô, địa điểm và loại sự kiện, bạn có thể cần:
- Nhân viên trông xe
- Người chào đón
- Bảo vệ
- Máy chủ
- Nhân viên quầy bar
- Các chuyên gia ẩm thực
- Chuyên gia âm thanh/hình ảnh
- Các chuyên gia chiếu sáng
- Người lao công
Sẽ là một ý tưởng hay nếu bạn thiết lập một quầy dịch vụ khách hàng (có thể do nhân viên đón tiếp hoặc một trong những nhân viên thân thiện và am hiểu của tổ chức bạn phụ trách) nơi khách tham dự có thể đến để đặt câu hỏi, yêu cầu thông tin liên hệ, nhận tài liệu hữu ích và các vật phẩm quà tặng mang thương hiệu, hoặc chỉ đơn giản là chào hỏi.
Dịch vụ ăn uống
Chúc ngon miệng! Một trong những phần tuyệt vời nhất khi tham dự bất kỳ sự kiện chuyên nghiệp nào chính là đồ ăn! Ngay cả khi bạn chỉ phục vụ món khai vị hoặc đồ ăn nhẹ trong tiệc cocktail, bạn vẫn muốn đảm bảo khách mời hài lòng với bữa ăn của họ. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, những người tham dự được ăn uống đầy đủ sẽ dễ dàng tương tác hơn với nội dung thuyết trình và có trải nghiệm đáng nhớ hơn. Hãy nhớ cung cấp các lựa chọn thuần chay, ăn chay và không chứa gluten, đồng thời giới hạn số lượng đồ uống được phục vụ để tránh các vấn đề phát sinh do khách mời uống quá nhiều. Về khẩu phần, một cách an toàn là chuẩn bị nhiều hơn 10-15% so với số lượng khách mời đã xác nhận tham dự.
Công nghệ
Dù bạn tổ chức hội thảo trực tuyến hay sự kiện trực tiếp, bạn cần đảm bảo tất cả các thành phần liên quan đến công nghệ đều được chuẩn bị sẵn sàng và hoạt động tốt trước khi sự kiện diễn ra. Điều này có nghĩa là bạn cần thực hiện một vài buổi diễn tập thử trước sự kiện, kiểm tra từng yếu tố của bài thuyết trình — bao gồm các khía cạnh âm thanh/hình ảnh, ánh sáng, quy trình đăng nhập và bất kỳ tính năng tương tác nào bạn dự định tích hợp. Khi đã đặt được địa điểm, hãy kiểm tra băng thông Wi-Fi và đảm bảo tất cả các thiết bị điện đều được cập nhật và hoạt động tốt.
Nhấn
Ngoài việc có đội ngũ quan hệ công chúng nội bộ ghi lại sự kiện, hãy mời các ấn phẩm địa phương bên thứ ba tham dự và viết bài tường thuật riêng. Bằng cách này, bạn có thể tiếp cận những người quan tâm nhưng không thể tham dự hoặc chưa biết đến sự kiện. Điều quan trọng là phải tận dụng tối đa những sự kiện đôi khi khá tốn kém này, vì vậy việc tăng cường quảng bá là chìa khóa để truyền tải thông điệp của bạn đến càng nhiều người càng tốt. Ngoài ra, hãy nhớ quay video bài thuyết trình hoặc thậm chí xem xét phát trực tiếp trên mạng xã hội để những người không thể tham dự vẫn có thể tham gia vào sự kiện một cách trực tiếp!
Đảm bảo nhận được phản hồi RSVP hợp lệ
Tại LaFleur, chúng tôi có một quy trình đã được kiểm chứng (với một vài yếu tố thay đổi) mà chúng tôi sử dụng cho mọi sự kiện chăm sóc sức khỏe mà chúng tôi hỗ trợ lập kế hoạch và thực hiện. Một dàn ý bài thuyết trình cần được tạo, chỉnh sửa và phê duyệt trước khi có thể được phát triển thành một bộ slide thuyết trình chi tiết hơn. Sau đó, chúng tôi sử dụng nội dung đã được phê duyệt đó làm nền tảng cho tất cả các tài liệu tiếp thị sự kiện khác — bao gồm trang đích, chiến dịch tìm kiếm trả phí và mạng xã hội, thư mời qua email, thư gửi trực tiếp, email theo dõi và khảo sát sự kiện.
LIÊN QUAN: 10 Thực tiễn Tốt nhất Cần thiết để Tạo Trang đích Chuyên dụng Tăng Tỷ lệ Chuyển đổi
Tùy thuộc vào sự kiện, công việc này nên bắt đầu muộn nhất là sáu tuần trước khi sự kiện diễn ra. Bản phác thảo nội dung cần trải qua quy trình biên tập nghiêm ngặt để tinh chỉnh mọi khía cạnh của bài thuyết trình, và các tài liệu tiếp theo cũng sẽ cần một loạt các chỉnh sửa trước khi được hoàn thiện. Và vì bạn sẽ muốn gửi nhiều email mời và nhắc nhở sự kiện, công việc quản lý nội dung ban đầu nên được hoàn thành ít nhất ba tuần trước ngày diễn ra sự kiện.
Sau khi tất cả các tài liệu tiếp thị được hoàn thiện và phê duyệt, bạn sẽ chuyển sang giai đoạn tự động hóa sự kiện. Chúng tôi thường sử dụng Sharpspring để hỗ trợ nhu cầu tự động hóa của mình, nhưng có một số nền tảng tuyệt vời khác với mức giá cạnh tranh. Dù bạn sử dụng phần mềm nào, hãy đảm bảo kiểm tra tất cả các lần gửi và theo dõi hành vi người dùng. Bạn cũng nên thử nghiệm A/B và liên tục điều chỉnh tiêu đề, dòng tiêu đề và nội dung để tối ưu hóa chiến dịch và nhận được nhiều phản hồi tích cực nhất.
Điều quan trọng nhất cần nhớ là bạn nên nỗ lực xây dựng danh sách người đăng ký tự nhiên. Áp dụng các chiến lược tiếp thị nội dung hiệu quả để khuyến khích người dùng đăng ký nhận email, bản tin, thông cáo báo chí và các thông tin cập nhật khác. Nếu có ngân sách dồi dào, bạn cũng nên triển khai các chiến dịch quảng cáo trả phí trên mạng xã hội và Google Ads — chiến thuật này có thể tốn kém, vì vậy điều quan trọng là phải theo dõi sát sao chi phí mỗi lần thu hút khách hàng và tối ưu hóa các chiến dịch khi cần thiết.
Cuối cùng, đừng bao giờ mua danh sách email cho một sự kiện, vì bạn có thể lãng phí quá nhiều chi phí tiếp thị cho những người không quan tâm hoặc không ở vị trí địa lý thuận lợi để tham dự.
Trình bày một bài thuyết trình hoàn hảo
Tôi rất tiếc phải nói điều này, nhưng cần phải thừa nhận: Hầu hết các giám đốc điều hành đều không giỏi thuyết trình trước công chúng. Và điều đó không sao cả! CEO, COO, CMO là những người gánh vác trọng trách thúc đẩy sự tăng trưởng và doanh thu của tổ chức chăm sóc sức khỏe của họ. Có thể họ rất giỏi trong giao tiếp trực tiếp và xây dựng mạng lưới quan hệ, nhưng vì tính cách dễ gần, họ thường tỏ ra cứng nhắc hoặc không thoải mái khi thuyết trình trước đám đông lớn.
Lý tưởng nhất là bạn nên có dàn ý nội dung và slide thuyết trình để chuẩn bị, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên tùy hứng trong lúc thuyết trình. Thay vào đó, hãy xây dựng một kịch bản phù hợp với lối nói chuyện tự nhiên, đời thường, thể hiện được sự am hiểu sâu sắc về chủ đề. Hãy thoải mái chỉnh sửa, rà soát nội bộ và với nhóm tiếp thị hoặc quan hệ công chúng của bạn. Khi đã hoàn thiện kịch bản, bạn cần học thuộc lòng cả xuôi và ngược, đồng thời bắt đầu luyện tập kỹ năng thuyết trình trước công chúng.
Hãy cùng xem xét một vài mẹo cơ bản về kỹ năng thuyết trình trước công chúng để giúp bạn và nhóm của mình truyền tải thông điệp gây ấn tượng với khán giả.
Động viên và truyền cảm hứng
Mục tiêu chính của bất kỳ bài thuyết trình trước công chúng nào là trình bày những điểm chính và giúp khán giả hiểu và ghi nhớ thông tin đó để sử dụng trong tương lai. Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu này, bạn cần có một bài phát biểu đáng nhớ, có khả năng tạo động lực và truyền cảm hứng cho khán giả, đồng thời khéo léo cung cấp thông tin xuyên suốt bài phát biểu.
Hãy tập trung vào việc thúc đẩy họ thực hiện hành động mà bạn mong muốn, và sử dụng những câu chuyện, số liệu thống kê và những câu nói đùa khéo léo để khéo léo khắc sâu thông điệp của bạn vào trí nhớ của họ. Cá nhân hóa bài phát biểu của bạn không chỉ làm tăng khả năng khán giả nhớ nội dung mà còn giúp họ nhớ đến bạn — điều này có thể dẫn đến hành động tiếp theo, thêm cơ hội kết nối hoặc bắt đầu một mối quan hệ kinh doanh mới.
Hiểu rõ đối tượng khán giả và môi trường xung quanh.
Trong những ngày và tuần trước buổi thuyết trình, hãy liên hệ với nhóm tiếp thị của bạn để xem lại danh sách người đăng ký tham dự. Có thể bạn đã biết nhiều cái tên trong danh sách, và bạn có thể hình dung họ khi luyện tập bài phát biểu sắp tới của mình. Cũng nên hỏi thêm thông tin về nhân khẩu học để giúp bạn khi viết kịch bản. Một số câu chuyện cười và câu chuyện có thể không phù hợp hoặc không gây ấn tượng với một số người, và bạn muốn tránh những khoảng lặng khó xử nếu bất kỳ phần nào trong bài thuyết trình của bạn không đạt được hiệu quả như mong muốn.
Ngoài ra, hãy nhớ đến sớm trước sự kiện để bạn có thể tham quan địa điểm và làm quen với nó hơn. Có lẽ bạn đã luyện tập trong một môi trường thoải mái, vì vậy bạn muốn có cảm giác ấm áp và thư thái tương tự khi đến lúc lên bục thuyết trình. Đến sớm trước giờ cocktail cũng cho bạn cơ hội tốt để kiểm tra âm thanh và luyện tập trình bày các công cụ hỗ trợ trực quan.
Luyện tập tạo nên sự hoàn hảo
Trở thành một người thuyết trình trước công chúng chuyên nghiệp không phải là chuyện một sớm một chiều. Bạn phải luyện tập đi luyện tập lại nhiều lần. Hãy trau dồi giọng điệu, cách phát âm, giao tiếp bằng mắt và ngôn ngữ cơ thể, và cân nhắc việc quay video các buổi luyện tập của bạn để có thể tự đánh giá điểm mạnh và điểm yếu, từ đó phát huy điểm mạnh và cải thiện điểm yếu. Loại bỏ những từ ngữ thừa, nhấn mạnh những khoảng dừng quan trọng và học cách sử dụng hơi thở để nhấn mạnh những điểm chính.
Hãy luyện tập trước mặt đồng nghiệp, người yêu, con cái… thậm chí luyện tập trước mặt chú chó của bạn nếu điều đó khiến bạn cảm thấy bình tĩnh và thoải mái. Canh thời gian bài thuyết trình và tập trung vào việc thể hiện cử chỉ khuôn mặt phù hợp. Và để giúp ghi nhớ bài thuyết trình, hãy tự ghi âm bằng điện thoại rồi nghe lại trong suốt quãng đường đi làm hàng ngày trước khi thuyết trình.
Mọi thứ đều theo Thiền
Trước khi bắt đầu bài thuyết trình, hãy hít một hơi thật sâu, nhắm mắt lại và hình dung sự thành công của mình. Hãy hình dung bạn đang bình tĩnh trình bày những điểm chính và khéo léo lồng ghép một vài câu chuyện cười dí dỏm. Hãy hình dung bạn đang dựa vào các công cụ hỗ trợ trực quan và tưởng tượng cảm giác tuyệt vời khi bạn đưa ra được những câu trả lời chính xác và đầy đủ cho các câu hỏi của khán giả gần cuối bài thuyết trình.
Nghe có vẻ sáo rỗng, nhưng bạn nên biết rằng bạn sẽ làm tốt thôi. Sau khi bài thuyết trình kết thúc, bạn sẽ cảm thấy ngớ ngẩn về sự căng thẳng và lo lắng mà bạn đã trải qua trước đó, nhưng chính sự lo lắng đó cũng sẽ thúc đẩy bạn chuẩn bị kỹ lưỡng hơn. Hãy nhớ rằng bạn đã làm tất cả công việc chuẩn bị và bài thuyết trình thực tế chỉ là đỉnh điểm của nhiều tuần chuẩn bị chu đáo.
Nào, cùng bắt đầu bữa tiệc thôi!
Đằng sau mỗi bữa tiệc tuyệt vời là cả một quá trình lên kế hoạch tỉ mỉ, và các sự kiện trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe cũng không ngoại lệ. Nếu bạn muốn thảo luận về việc lập kế hoạch, tiếp thị và thực hiện hội thảo trực tuyến, tiệc ra mắt sản phẩm hoặc buổi thuyết trình tiếp theo của mình, vui lòng liên hệ với LaFleur bằng cách gọi (888) 222-1512 hoặc điền vào mẫu ngắn này .
Các chuyên gia tiếp thị của chúng tôi có thể cung cấp dịch vụ trọn gói về lập kế hoạch sự kiện — bao gồm xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng, tiếp thị nội dung, quảng cáo kỹ thuật số trả phí, tự động hóa tiếp thị, thực hiện sự kiện và tất cả mọi thứ liên quan! Chúng tôi đã hợp tác với các tổ chức chăm sóc sức khỏe khu vực, quốc gia và quốc tế để phát triển các chiến dịch tiếp thị hiệu quả và điều phối các sự kiện thành công, và chúng tôi tự tin có thể làm điều tương tự cho bạn.
Hãy liên hệ ngay hôm nay để bắt đầu bữa tiệc này!
Tài liệu tham khảo
Martin-Bilbrey, L. (2017, ngày 6 tháng 3). 10 quy tắc lập kế hoạch sự kiện dành cho người mới bắt đầu: Đừng quên tương cà. Pathable. Truy cập từ https://pathable.com/blog/beginners-guide-event-planning-10-simple/
Shackman, K. (2017, ngày 5 tháng 4). 8 thực tiễn tốt nhất để lập kế hoạch sự kiện doanh nghiệp. Event Interface. Truy cập từ https://www.eventinterface.com/blog/8-best-practices-for-planning-corporate-events/
Neill, C. (18 tháng 4 năm 2016). 12 lời khuyên cho kỹ năng thuyết trình trước công chúng. Truy cập từ https://www.forbes.com/sites/iese/2016/04/18/12-tips-for-public-speaking/#d8231e23a183
