Organizar eventos es una forma estupenda de que tu organización sanitaria se dé a conocer ante un público cautivo y cuente su historia. Independientemente de si organizas un seminario web, una fiesta de lanzamiento, una conferencia o cualquier otro evento, el objetivo es crear un ambiente divertido e informativo que genere conciencia y un mayor interés por tu organización. Esto significa que debes conseguir que asistan las personas adecuadas, que se interesen por tu marca y que pasen a la acción, lo cual no es tarea fácil en este sector tan competitivo.
Siga leyendo para aprender a planificar un evento sobre salud que cuente con una gran asistencia, sea educativo y práctico.
Conceptos básicos sobre la planificación de eventos relacionados con la asistencia sanitaria
Al igual que la mayoría de las iniciativas de marketing y relaciones públicas, hay algunos elementos básicos de planificación que debes tener en cuenta. Veamos más de cerca cinco de los elementos de planificación más importantes.
Ubicación
La primera tarea (y quizás la más importante) en cualquier estrategia de planificación de eventos es conseguir un lugar que tus invitados conozcan y quieran visitar. Busca un espacio con mucha luz natural y una distribución sensata que sea propicio para acoger a un ponente.
La ubicación debe ser fácilmente accesible para tu público principal y estar cerca de otros restaurantes, bares y tiendas. También debes asegurarte de que el lugar tenga fácil acceso a taxis y otros servicios de transporte compartido. Además, asegúrate de que el lugar del evento cuente con un amplio estacionamiento gratuito (también podrías considerar contar con un servicio de valet) y esté cerca de un hotel.
Por último, ten en cuenta las características demográficas de tu público: su edad, sexo y cargo dentro de la empresa, entre otras. Basándote en esta información, podrás determinar qué tipo de lugar debes reservar y en qué ubicaciones. Es posible que los millennials prefieran un espacio más progresista en el que puedan establecer conexiones significativas con otros asistentes, mientras que los asistentes de más edad probablemente prefieran un lugar más tradicional en el que puedan centrarse en la presentación y hablar directamente con las partes interesadas.
Personal
Cuando las personas asisten a eventos organizados por organizaciones sanitarias, esperan recibir un servicio excelente por parte de un personal amable y atento. Esto significa contratar a personas que sean elocuentes, respetuosas, educadas y entusiastas.
Dependiendo del tamaño, la ubicación y el tipo de evento, es posible que necesites:
- Acomodadores
- Recepcionistas
- Seguridad
- Servidores
- Personal del bar
- Profesionales culinarios
- Profesionales del sector audiovisual
- Profesionales de la iluminación
- Conserjes
Es una buena idea instalar un mostrador de atención al cliente (quizás atendido por el personal de bienvenida o por uno de los empleados más simpáticos y competentes de su organización) donde los asistentes puedan acudir para hacer preguntas, solicitar información de contacto, recibir folletos útiles y artículos promocionales de la marca, o simplemente saludar.
Servicio de catering
¡Buen provecho! Una de las mejores partes de asistir a cualquier evento profesional es la comida. Incluso si solo ofreces aperitivos o canapés durante un cóctel, querrás asegurarte de que tus invitados estén satisfechos con la comida. Según nuestra experiencia, los asistentes que han comido bien son más propensos a participar en la presentación y a tener una experiencia más memorable. Asegúrate de ofrecer opciones veganas, vegetarianas y sin gluten, y limita el número de consumiciones por persona para evitar posibles problemas con los clientes que beben en exceso. En cuanto a las raciones, lo más seguro es calcular un 10-15 % más de raciones que el número de confirmaciones de asistencia.
Tecnología
Tanto si organizas un seminario web como un evento presencial, debes asegurarte de que todos los componentes tecnológicos estén listos y funcionen correctamente antes del evento. Esto significa realizar varias pruebas antes del evento, comprobando cada elemento de la presentación, incluidos los aspectos audiovisuales, la iluminación, los procedimientos de inicio de sesión y cualquier función interactiva que tengas previsto incorporar. Cuando reserve el lugar, compruebe el ancho de banda de la red Wi-Fi y asegúrese de que todos los componentes eléctricos estén actualizados y en buen estado de funcionamiento.
Prensa
Además de contar con un equipo interno de relaciones públicas para documentar el evento, invita a publicaciones locales externas a asistir y producir sus propios artículos. De esta manera, podrás llegar a aquellas partes interesadas que no pudieron asistir o que no estaban al tanto del evento. Es importante sacar el máximo provecho posible de estos eventos, que a veces son costosos, por lo que una mayor exposición es clave para transmitir tu mensaje al mayor número de personas posible. Además, asegúrate de grabar la presentación en vídeo o incluso considera la posibilidad de retransmitirla en directo en las redes sociales para que las personas que no pudieron asistir puedan participar en la diversión en tiempo real.
Asegurar confirmaciones de asistencia cualificadas
En LaFleur, contamos con un proceso probado y comprobado que utilizamos (con algunos elementos variables) para cada evento de salud que ayudamos a planificar y ejecutar. Es necesario crear, editar y aprobar un esquema de presentación antes de poder desarrollarlo en una presentación más detallada. Luego, utilizamos ese contenido aprobado como base para todos los demás materiales de marketing del evento, incluidas las páginas de destino, las campañas de búsqueda pagada y redes sociales, las invitaciones por correo electrónico, los correos directos, los correos electrónicos de seguimiento y las encuestas del evento.
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Dependiendo del evento, este trabajo debe comenzar como mínimo seis semanas antes de la fecha prevista. El esquema del contenido debe someterse a un riguroso proceso editorial para perfeccionar todos los aspectos de la presentación, y los materiales posteriores también requerirán una serie de modificaciones antes de darles el visto bueno definitivo. Y dado que querrá enviar varias invitaciones por correo electrónico y recordatorios del evento, el trabajo inicial de gestión de contenidos debe completarse al menos tres semanas antes de la fecha del evento.
Una vez que todos los materiales de marketing estén completos y aprobados, pasarás a la fase de automatización del evento. Normalmente utilizamos Sharpspring para facilitar nuestras necesidades de automatización, pero hay varias plataformas excelentes con precios competitivos. Sea cual sea el software que utilice, asegúrese de probar todos los envíos y de realizar un seguimiento del comportamiento de los usuarios. También debe experimentar con pruebas A/B y ajustar continuamente las líneas de asunto, los encabezados y el contenido para optimizar su campaña y obtener las mejores y más respuestas.
Lo más importante que hay que recordar es que debes esforzarte por desarrollar listas de envío orgánicas. Implementa estrategias sólidas de marketing de contenidos para fomentar las suscripciones a campañas de correo electrónico, boletines informativos, comunicados de prensa y otras actualizaciones. Si dispones de un presupuesto amplio, también debes desarrollar campañas de pago en las redes sociales y a través de Google Ads. Esta táctica puede resultar costosa, por lo que es importante vigilar de cerca el coste por adquisición y optimizar las campañas según sea necesario.
Por último, nunca compres una lista de correos electrónicos para un evento, ya que es probable que malgastes una cantidad excesiva de dinero en marketing dirigido a personas que no están interesadas o que no se encuentran en una ubicación geográfica que les permita asistir.
Realizar una presentación impecable
Odio decirlo, pero hay que reconocerlo: la mayoría de los ejecutivos no se les da muy bien hablar en público. ¡Y no pasa nada! Los directores generales, directores de operaciones y directores de marketing son los que se encargan del trabajo pesado para impulsar el crecimiento y los ingresos de sus organizaciones sanitarias. Es probable que sean excelentes en lo que respecta a la interacción cara a cara y la creación de redes, pero, debido a su carisma, a menudo parecen rígidos o incómodos cuando se dirigen a grandes grupos durante una presentación.
Lo ideal es que tengas un esquema del contenido y una presentación con la que trabajar, pero eso no significa que debas improvisar durante la presentación real. En su lugar, desarrolla un guion que se preste bien a un discurso informal y coloquial, con un dominio demostrable del tema. No dude en repetir, editar y revisar el guion internamente y con su equipo de marketing o relaciones públicas. Una vez que tenga el guion listo, debe memorizarlo de principio a fin y comenzar a practicar sus habilidades para hablar en público.
Veamos algunos consejos básicos para hablar en público que te ayudarán a ti y a tu equipo a transmitir un mensaje que llegue a tu público.
Motivar e inspirar
El objetivo principal de cualquier intervención pública es presentar los puntos principales y conseguir que el público comprenda y retenga esa información para su uso futuro. Sin embargo, para lograr este objetivo, hay que pronunciar un discurso memorable que motive e inspire al público y que le informe sutilmente a lo largo de toda su duración.
Céntrate en motivarlos para que realicen las acciones que deseas y utiliza anécdotas, estadísticas y bromas de buen gusto para inculcar sutilmente tu mensaje en sus recuerdos. Personalizar tu discurso no solo aumentará las posibilidades de que el público recuerde tu contenido, sino que también te recordarán a ti, lo que probablemente dará lugar a acciones de seguimiento, oportunidades adicionales para establecer contactos o el inicio de una nueva relación comercial.
Comprenda a su público y su entorno
En los días y semanas previos a la conferencia, reúnete con tu equipo de marketing para revisar la lista de confirmaciones de asistencia. Probablemente conozcas a muchas de las personas que figuran en la lista, a las que podrás visualizar mientras ensayas tu próxima intervención. Pide también información demográfica que te ayude a redactar tu guion. Es posible que algunos chistes e historias no sean apropiados o no tengan el mismo impacto en determinadas personas, y querrás evitar silencios incómodos si alguna parte de tu presentación no sale como esperabas.
Además, asegúrate de llegar temprano al evento para poder recorrer el lugar y familiarizarte con él. Probablemente hayas estado practicando en un entorno cómodo, por lo que querrás sentir la misma calidez y tranquilidad cuando llegue el momento de subir al estrado. Llegar mucho antes de la hora del cóctel también te dará la oportunidad de hacer una prueba de sonido y practicar la presentación de las ayudas visuales.
La práctica hace al maestro
Convertirse en un orador público refinado no es algo que se logre de la noche a la mañana. Hay que trabajar en ello una y otra vez. Trabaja en tu tono de voz, dicción, contacto visual y lenguaje corporal, y considera grabar en vídeo tus sesiones de práctica para poder evaluar tus fortalezas y debilidades, acentuar las primeras y mejorar las segundas. Elimina las palabras de relleno, destaca las pausas clave y aprende a usar la respiración para acentuar tus puntos principales.
Practique delante de sus compañeros de trabajo, su pareja, sus hijos... incluso delante de su perro, si eso le ayuda a sentirse tranquilo y cómodo. Cronometre su discurso y concéntrese en transmitir los gestos faciales adecuados. Y para ayudarle a memorizar su presentación, grábese con su teléfono y luego escúchelo durante sus desplazamientos diarios hasta el día de la presentación.
Todo Zen
Antes de pronunciar tu discurso, respira profundamente, cierra los ojos e imagina tu éxito. Imagínate presentando con calma tus puntos principales y soltando alguna que otra broma sutil de forma natural. Imagínate utilizando tus ayudas visuales como apoyo e imagina lo bien que te sentirás cuando respondas de forma precisa y exhaustiva a las preguntas de tu público al final de la presentación.
A riesgo de sonar cursi, debes saber que lo vas a hacer muy bien. Una vez que termine la presentación, te sentirás tonto por el estrés y los nervios que experimentaste antes del evento, pero también es esa ansiedad la que te motivará a estar tan preparado. Ten en cuenta que has hecho todo el trabajo preliminar y que la presentación en sí es solo la culminación de semanas de buena preparación.
¡Que empiece la fiesta!
Detrás de cada gran fiesta hay una gran cantidad de planificación, y los eventos relacionados con la atención sanitaria no son una excepción. Si desea hablar sobre la planificación, el marketing y la ejecución de su próximo seminario web, fiesta de lanzamiento o conferencia, póngase en contacto con LaFleur llamando al (888) 222-1512 o rellenando este breve formulario.
Nuestros expertos en marketing pueden proporcionar un servicio completo de planificación de eventos, incluyendo la creación de listas, el marketing de contenidos, la publicidad digital de pago, la automatización del marketing, la ejecución de eventos y todo lo demás. Hemos trabajado con organizaciones sanitarias regionales, nacionales e internacionales para desarrollar campañas de marketing eficaces y coordinar eventos exitosos, y estamos seguros de que podemos hacer lo mismo por usted.
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Referencias
Martin-Bilbrey, L. (6 de marzo de 2017). 10 reglas para principiantes en la planificación de eventos: No te olvides del ketchup . Pathable. Recuperado de https://pathable.com/blog/beginners-guide-event-planning-10-simple/
Shackman, K. (5 de abril de 2017). 8 mejores prácticas para planificar eventos corporativos . Event Interface. Obtenido de https://www.eventinterface.com/blog/8-best-practices-for-planning-corporate-events/
Neill, C. (18 de abril de 2016). 12 consejos para hablar en público. Obtenido de https://www.forbes.com/sites/iese/2016/04/18/12-tips-for-public-speaking/#d8231e23a183
