Dữ liệu của công ty luật của bạn đang bị lãng phí. Đây là cách khắc phục.

Lượng khách hàng tiềm năng của công ty bạn ổn định, các chiến dịch quảng cáo đang tạo ra nhiều cuộc gọi, và bạn đang nỗ lực để thúc đẩy kinh doanh. Nhưng điều gì xảy ra với tất cả thông tin đó sau khi ai đó nhấp vào “gửi” hoặc gọi đến số điện thoại của bạn? Bạn không gặp vấn đề về khách hàng tiềm năng. Bạn đang gặp vấn đề về dữ liệu của công ty luật .

Thường thì, dữ liệu bị lẫn vào các hệ thống rời rạc: một biểu mẫu được chuyển vào phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), một số điện thoại theo dõi cuộc gọi liên kết với bảng tính, một chatbot không có tích hợp với hệ thống phụ trợ. Bạn thu thập được rất nhiều dữ liệu, nhưng lại thiếu những hiểu biết sâu sắc. Đó chính là vấn đề.

Một số nền tảng, như Clearboard , nhằm mục đích thu hẹp khoảng cách giữa khâu tiếp nhận, tiếp thị và kết quả khách hàng bằng cách trực quan hóa cách khách hàng tiềm năng di chuyển qua phễu bán hàng của bạn. Chúng không tạo hoặc gắn thẻ dữ liệu—vì vậy nếu ghi chú tiếp nhận của bạn lộn xộn, việc theo dõi chiến dịch không đầy đủ hoặc trạng thái khách hàng tiềm năng không nhất quán, những thiếu sót đó sẽ xuất hiện trong báo cáo của bạn.

Các hệ thống rời rạc = Lãng phí những hiểu biết sâu sắc

Các cuộc khảo sát và báo cáo thực tế trong lĩnh vực công nghệ pháp lý liên tục cho thấy hầu hết các công ty chỉ theo dõi nguồn khách hàng tiềm năng ở mức độ hời hợt, nếu có. Nhiều công ty chỉ dừng lại ở việc xác định nguồn khách hàng tiềm năng ban đầu, không tích hợp dữ liệu nguồn khách hàng tiềm năng với hệ thống tiếp nhận hoặc quản lý hồ sơ, và hiếm khi đo lường đóng góp của hoạt động marketing vào doanh thu.

Khoảng cách này không chỉ gây bất tiện mà còn tốn kém. Dưới đây là một chuỗi sự cố thường gặp:

• Một khách hàng tiềm năng điền vào biểu mẫu liên hệ từ quảng cáo tìm kiếm trả phí.
• Dữ liệu UTM (mã theo dõi cho biết cách người dùng truy cập vào trang web của bạn) bị mất do tích hợp kém.
• Hệ thống CRM ghi nhận thông tin khách hàng tiềm năng, nhưng nhóm tiếp nhận không gắn thẻ kết quả.
• Bộ phận marketing coi đó là một thành công; nhưng bộ phận vận hành lại không thấy có sự tiếp nối nào.
• Trong khi đó, công ty vẫn tiếp tục phân bổ ngân sách cho một chiến dịch có vẻ đang mang lại hiệu quả cao.
  Sự thật là gì? Nó chưa bao giờ giữ chân được một khách hàng tiềm năng nào.

Nhưng khoan đã, đã có manh mối. Vậy vấn đề là gì?

Đúng vậy, có người đã nộp đơn. Nhưng:

• Bạn không biết nguồn thông tin khách hàng tiềm năng đó đến từ đâu vì tính năng theo dõi UTM đã thất bại.
• Bạn không biết chuyện gì xảy ra tiếp theo vì hệ thống tiếp nhận không ghi lại kết quả.
• Bạn không biết liệu người đó có đủ trình độ, có hứng thú hay chỉ đang xem hàng mà thôi.
• Và bạn không biết liệu những thông tin đó có được giữ lại hay không — bởi vì dữ liệu đó không bao giờ được chuyển đến bộ phận tiếp thị hoặc ban lãnh đạo.

Ảo tưởng về sự thành công mới chính là mối nguy hiểm thực sự. Việc điền vào biểu mẫu kích hoạt chuyển đổi trên nền tảng quảng cáo của bạn. Hệ thống CRM ghi nhận đó là một liên hệ mới. Nhóm tiếp thị thấy chỉ số tăng lên và cho rằng chiến dịch đang hoạt động hiệu quả. Nhưng không ai nắm được toàn bộ hành trình – đặc biệt là giai đoạn tạo ra doanh thu.

Vì vậy, chiến dịch được cấp thêm ngân sách. Và vấn đề lại lặp đi lặp lại.

Sự phân mảnh này dẫn đến phân tích ROI (lợi tức đầu tư) sai lệch, chi phí trên mỗi trường hợp bị thổi phồng và bỏ lỡ các cơ hội tối ưu hóa. Kết quả là bạn đang mở rộng quy mô các chiến dịch không phù hợp trong khi lại thiếu kinh phí cho những chiến dịch thực sự tạo ra khách hàng.

Điều này cũng dẫn đến hàng loạt quyết định sai lầm: đầu tư quá mức vào các kênh ít giá trị, bỏ qua các phân khúc đối tượng tiềm năng hoặc cắt giảm các chiến dịch đang trên đà cải thiện hiệu quả. Nếu thiếu dữ liệu chính xác, lộ trình chiến lược của bạn chỉ là phỏng đoán.

Khách hàng tiềm năng mà không mang lại kết quả thì không phải là kết quả. Nếu công ty của bạn không kết nối hoạt động tiếp thị, thu thập thông tin và giá trị khách hàng, dữ liệu của bạn không chỉ không đầy đủ mà còn đang gây hiểu lầm nghiêm trọng.

Giải pháp: Xây dựng vòng phản hồi

Bạn không cần thêm công cụ. Bạn cần một vòng lặp tốt hơn.

Hãy bắt đầu bằng cách lập sơ đồ hành trình:

• Gắn thẻ thông minh hơn: Sử dụng tham số UTM cho tất cả các chiến dịch và đảm bảo chúng được tích hợp vào CRM hoặc phần mềm quản lý dữ liệu của bạn. (UTM là các đoạn mã nhỏ được thêm vào URL để theo dõi nguồn lưu lượng truy cập, ví dụ như Google Ads hoặc các chiến dịch email.)
• Theo dõi chuyển đổi: Bộ phận tiếp nhận cần ghi lại kết quả của từng khách hàng tiềm năng bằng cách sử dụng các mã trạng thái tiêu chuẩn (ví dụ: giữ lại, từ chối, số điện thoại sai).
• Hoàn thiện chu trình: Mỗi tháng, đội ngũ tiếp thị và thu thập khách hàng tiềm năng nên xem xét hiệu quả của khách hàng tiềm năng. Khách hàng tiềm năng nào đã chuyển đổi? Khách hàng tiềm năng nào thì không? Tại sao? Sử dụng kết quả đánh giá này để điều chỉnh lại các chiến dịch của bạn.
• Đo lường giá trị trọn đời của khách hàng (LTV): Giá trị trọn đời của khách hàng (LTV) giúp bạn đo lường tiềm năng doanh thu của một khách hàng theo thời gian—không chỉ dựa trên vụ việc ban đầu. Một số báo cáo cho thấy giá trị của khách hàng có thể khác nhau đáng kể giữa các lĩnh vực hành nghề, đặc biệt là giữa các vụ việc tính phí theo tỷ lệ phần trăm và các vụ việc tính phí theo giao dịch. Nếu bạn không phân khúc giá trị, bạn đang tối ưu hóa theo số lượng chứ không phải doanh thu.

Bảng điều khiển phản ánh quy trình của bạn; chúng không giải quyết được vấn đề.

Các bảng điều khiển như Clearboard không thay thế bất kỳ bước nào trong số này, mà chúng phản ánh chúng. Chúng trực quan hóa các mô hình tiếp nhận và hiệu quả tiếp thị của bạn chỉ khi dữ liệu của bạn sạch và đầy đủ. Theo cách đó, Clearboard có thể là một công cụ giám sát mạnh mẽ: việc gắn thẻ và làm sạch dữ liệu càng tốt, bạn càng có được sự rõ ràng hơn.

Hãy tiến xa hơn bằng cách chấm điểm khách hàng tiềm năng dựa trên các mẫu hành vi. Liệu các cuộc gọi vào buổi sáng các ngày trong tuần có tỷ lệ chuyển đổi tốt hơn? Liệu một số mã vùng nhất định có liên quan đến các trường hợp có giá trị cao hơn? Hãy sử dụng dữ liệu lịch sử của bạn để định hướng chiến lược, chứ không chỉ để báo cáo. Ngay cả những cải tiến nhỏ trong quy trình này, như việc ghi chú ban đầu được thực hiện tốt hơn hoặc sử dụng quy ước đặt tên nhất quán, cũng sẽ tích lũy theo thời gian. Bạn sẽ ngừng đoán mò. Bạn sẽ bắt đầu dự đoán.

Xây dựng khung phân bổ của bạn

Hãy bắt đầu với một câu hỏi cơ bản: dữ liệu của bạn cần kể câu chuyện gì?

Nếu mục tiêu là lợi tức đầu tư (ROI) ở cấp độ chiến dịch, mô hình phân bổ của bạn phải thật chính xác. Phân bổ đa điểm chạm (một phương pháp ghi nhận nhiều tương tác mà khách hàng tiềm năng có với công ty của bạn trước khi chuyển đổi) cung cấp bức tranh toàn diện hơn so với chỉ dựa vào lần nhấp chuột đầu tiên hoặc cuối cùng — đặc biệt là đối với các dịch vụ pháp lý, nơi thời gian ra quyết định dài hơn và khách hàng tiềm năng cân nhắc kỹ lưỡng hơn.

Đầu tư vào:

• Theo dõi đa nền tảng: Đồng bộ hóa Google Ads, Meta và Bing với bảng điều khiển phân tích tập trung.
• Tích hợp CRM: Đảm bảo mọi bản ghi liên hệ đều ghi lại nguồn chiến dịch, các điểm tương tác và kết quả tiếp nhận.
• Đồng bộ chuyển đổi ngoại tuyến: Kết nối việc điền biểu mẫu hoặc cuộc gọi điện thoại với các trường hợp đã ký kết bằng các công cụ như tính năng nhập chuyển đổi ngoại tuyến của Google. Điều này giúp liên kết các chiến dịch kỹ thuật số của bạn với doanh thu thực tế—chứ không chỉ là các chỉ số ảo.

Một số công cụ, bao gồm Clearboard, hỗ trợ các nguyên tắc này bằng cách giúp dễ dàng nhận diện các mô hình phân bổ hơn—nhưng những hiểu biết thu được chỉ mạnh mẽ khi dữ liệu bạn cung cấp cho chúng mạnh mẽ. Dữ liệu đầu vào kém chất lượng sẽ dẫn đến kết quả đầu ra kém chất lượng.

Vệ sinh dữ liệu: Công việc nhàm chán nhưng cực kỳ quan trọng

Không có vòng phản hồi nào tồn tại được nếu dữ liệu đầu vào kém chất lượng. Vệ sinh dữ liệu không phải là điều hấp dẫn, nhưng đó là yếu tố phân biệt các công ty thông minh với các công ty đang phát triển.

Đặt ra các quy tắc như sau:

• Các trường trạng thái khách hàng tiềm năng được tiêu chuẩn hóa (không cho phép nhân viên tự ý điền thông tin ở đây).
• Các trường UTM bắt buộc cho tất cả các liên kết đi ra ngoài.
• Ghi chú bắt buộc đối với các khách hàng tiềm năng bị từ chối.
• Kiểm toán định kỳ hàng tháng để loại bỏ các bản ghi trùng lặp hoặc không có liên kết.

Hãy đào tạo đội ngũ tiếp nhận dữ liệu của bạn về những quy trình này. Khuyến khích việc sử dụng dữ liệu sạch. Thường xuyên đánh giá hiệu suất—không chỉ về tốc độ mà còn về độ chính xác.

LIÊN QUAN: Nợ dữ liệu và cách thanh toán

Vượt xa khía cạnh tiếp thị: Hiệu quả hoạt động được cải thiện nhờ dữ liệu tốt hơn.

Nắm vững dữ liệu không chỉ giúp ích cho bộ phận marketing. Nó còn làm thay đổi quá trình ra quyết định trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn.

Với một vòng lặp dữ liệu mạnh mẽ, bạn có thể:

• Dự báo nhu cầu nhân sự dựa trên tốc độ tạo khách hàng tiềm năng và xu hướng chuyển đổi.
• Đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp một cách khách quan.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng bằng cách điều chỉnh dịch vụ cung cấp phù hợp với kỳ vọng ban đầu.

Dữ liệu tốt hơn cũng giúp doanh nghiệp của bạn chống chọi với sự biến động kinh tế. Trong những mùa kinh tế khó khăn, bạn biết cần phải điều chỉnh những đòn bẩy nào. Trong chu kỳ tăng trưởng, bạn biết cần mở rộng kênh nào.

LIÊN QUAN: Danh sách kiểm tra phân tích tiếp thị mà mọi doanh nghiệp nhỏ cần

Và khi trí tuệ nhân tạo tiếp tục định hình lại lĩnh vực pháp lý, khả năng sử dụng dữ liệu thành thạo sẽ trở nên vô cùng quan trọng. Từ việc tự động theo dõi hồ sơ đến việc dự đoán điểm số ban đầu, tất cả đều không thể hoạt động hiệu quả nếu thiếu dữ liệu đầu vào đáng tin cậy.

Bước hành động: Kiểm tra phễu dữ liệu của bạn

Thu thập dữ liệu khách hàng tiềm năng trong một tháng. Bạn có thể:

• Ghép mỗi khách hàng tiềm năng với kênh xuất phát của nó?
• Xem những cái nào được giữ lại?
• Bạn hiểu được giá trị của từng trường hợp chứ?
• Bạn có nhận ra những chiến dịch nào đang tạo ra doanh thu—không chỉ đơn thuần là thu thập thông tin đăng ký?

Nếu không, dữ liệu của bạn không chỉ bị sử dụng không hiệu quả mà còn đang gây hiểu nhầm. Và thông tin sai lệch đó có thể khiến công ty bạn thiệt hại hàng chục, thậm chí hàng trăm nghìn đô la mỗi năm, tùy thuộc vào quy mô và ngân sách.

Kiểm tra lại hệ thống CRM của bạn. Xem xét kỹ quy trình tiếp nhận thông tin. Rà soát lại tần suất báo cáo. Sau đó, khắc phục những vấn đề đang gặp phải.

Bạn muốn xem vòng lặp dữ liệu kết nối trông như thế nào trong thực tế? Các nền tảng như Clearboard có thể giúp bạn phát hiện ra những lỗ hổng, nhưng nền tảng cần phải được bạn xây dựng. Bắt đầu với dữ liệu tốt hơn. Kết thúc bằng những quyết định tốt hơn.