Tại LaFleur, chúng tôi luôn huy động các nhà quản lý dự án lành nghề tham gia vào hầu hết mọi hoạt động. Tuy nhiên, nếu bạn chưa từng làm việc với nhà quản lý dự án trước đây, bạn có thể sẽ hoài nghi. Thậm chí bạn có thể tự hỏi, “Quản lý dự án có đáng để bỏ thời gian và công sức không?” Câu hỏi này khá phổ biến.
Hãy nghĩ về cơ cấu nhân sự của công ty bạn. Đó là một tập hợp những người tài năng, chăm chỉ và tận tâm, luôn nỗ lực giúp công ty đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, nếu thiếu quản lý dự án hiệu quả, việc truyền đạt thông tin về thời hạn và ưu tiên có thể nhanh chóng trở thành một trò chơi "truyền tin qua điện thoại" lỗi thời. Dự án rất dễ bị chệch hướng khi có sự hiểu lầm trong giao tiếp hoặc thông tin bị phân tán.
Người quản lý dự án đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm đều có những gì cần thiết để thành công. Điều này thường có nghĩa là phải xem xét các yếu tố và nguồn lực mà bạn có thể không nghĩ đến nếu chỉ làm việc trên một phần của dự án. Bây giờ, hãy cùng khám phá một số cách mà người quản lý dự án giúp nhóm đạt được thành công.
Làm rõ vai trò và yêu cầu mọi người chịu trách nhiệm.
Khi làm việc với các nhóm lớn, khách hàng, tư vấn viên bên ngoài, nhà cung cấp và các chuyên gia khác, bạn rất dễ bị bỏ sót các chi tiết. Những người trực tiếp thực hiện công việc nên tập trung vào lĩnh vực chuyên môn của họ, chứ không phải lo lắng về tình trạng tổng thể của dự án. Đó là lúc người quản lý dự án phát huy vai trò; họ theo dõi tiến độ, ngân sách, các sản phẩm bàn giao riêng lẻ, việc liên lạc, bất kỳ thay đổi nào cần thực hiện đối với dự án, và nhiều hơn nữa. Vì họ không chịu trách nhiệm cá nhân về bất kỳ sản phẩm bàn giao nào, người quản lý dự án có vị trí để đảm bảo mọi người đều chịu trách nhiệm và giữ cho mọi người cùng hướng đến mục tiêu chung.
Biên soạn nguồn lực
Dù bạn đang làm việc gì, cho dù đó là chuẩn bị cho một cuộc thử nghiệm, quản lý các chiến dịch quảng cáo hay ra mắt một sản phẩm mới, đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của bạn cần tập trung năng lượng vào những việc họ làm tốt nhất, chứ không phải loay hoay tìm kiếm các bản tóm tắt sáng tạo, các tập tin bị thiếu và những chi tiết khác. Người quản lý dự án đảm bảo mọi người đều có thông tin cần thiết ngay từ đầu dự án và cũng có thể giúp các nhóm tìm kiếm những thứ họ cần trong quá trình thực hiện dự án.
Quản lý kỳ vọng
Người quản lý dự án cũng có thể giúp làm rõ kỳ vọng giữa nhóm của bạn và khách hàng. Là người tổ chức khách quan đứng sau dự án, người quản lý dự án có thể thiết lập kỳ vọng về tiến độ dự án, ngân sách, số lượng thành viên nhóm cần có, số lượng nguồn lực bên ngoài cần thuê và các chi tiết khác. Họ cũng giúp các bên khác nhau giao tiếp với nhau. Với một người quản lý dự án giỏi, mọi người sẽ chịu trách nhiệm về phần việc của mình trong dự án, đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Các chiến thuật đã được kiểm chứng để quản lý dự án tiếp thị kỹ thuật số thành công.
Cũng giống như bất kỳ ngành nghề nào khác, các nhà quản lý dự án giỏi sử dụng nhiều phương pháp, chiến thuật và kỹ năng khác nhau để giữ cho nhóm của họ đi đúng hướng. Những điều này không chỉ đơn thuần là việc sắp xếp mọi thứ một cách có hệ thống.
Nếu bạn đang muốn đưa dự án tiếp thị kỹ thuật số của mình đi đúng hướng, hoặc đơn giản là cần những công cụ mới để cải thiện quy trình, đây là ba điều đã giúp đội ngũ LaFleur luôn bám sát mục tiêu, thống nhất quan điểm và tạo ra những sản phẩm chất lượng xuất sắc một cách nhất quán.
Báo cáo nhất quán
Tại LaFleur, chúng tôi lập báo cáo dự án hàng tuần, thậm chí hàng ngày. Nhóm của chúng tôi sử dụng phần mềm theo dõi thời gian để ghi lại thời gian dành cho các nhiệm vụ khác nhau trong ngày, từ kiểm tra email hàng ngày đến xây dựng trang web. Các quản lý dự án của chúng tôi tổng hợp dữ liệu này vào các báo cáo giúp chúng tôi xác định số giờ dành cho từng dự án cụ thể. Điều này giúp chúng tôi theo dõi tiến độ, khắc phục khó khăn và bám sát tiến độ ban đầu.
Việc báo cáo thường xuyên cũng giúp chúng tôi tuân thủ ngân sách, đảm bảo định giá chính xác và cung cấp cho khách hàng tiến độ chính xác khi báo giá dự án. Chúng tôi tự tin rằng việc xây dựng trang web hoặc chiến dịch truyền thông xã hội sẽ hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách vì chúng tôi có dữ liệu lịch sử để chứng minh điều đó, thay vì dựa vào phỏng đoán hoặc đưa ra một con số gây ấn tượng.
Buổi họp nhóm và họp giao ban
Cũng giống như việc các phòng ban riêng lẻ dễ bị tách biệt nhau, các thành viên trong nhóm cũng dễ cảm thấy bị cô lập khỏi nhóm, đặc biệt là khi nhóm làm việc từ xa. Để tránh sự cô lập này, LaFleur tổ chức các cuộc họp kiểm tra tiến độ hàng tuần để xem xét khối lượng công việc, tiến độ của các dự án cụ thể và sức khỏe tổng thể. Các quản lý sẽ kiểm tra tình hình của những người mà họ giám sát, các nhóm họp để xem xét tình trạng chung và toàn bộ công ty sẽ tham gia Zoom để xem xét tiến độ của các sản phẩm bàn giao khác nhau. Những cuộc họp thường xuyên này (hiệu quả hơn nhiều so với tin nhắn Slack hoặc email nhanh chóng) giúp chúng ta có trách nhiệm với nhau và đảm bảo mọi người đều có những gì họ cần để thành công. Và nếu mọi người đang đi đúng hướng, đây là cơ hội tuyệt vời để khen ngợi và ghi nhận sự nỗ lực của họ.
Xác định những thách thức và trở ngại
Một điều mà chúng tôi thấy hữu ích khi xem xét trong cuộc họp kiểm tra tiến độ là những thách thức, trở ngại và xu hướng mà bạn nhận thấy với các sản phẩm bàn giao của chúng tôi. Một số xu hướng phổ biến mà nhóm chúng tôi thường xuyên xem xét bao gồm:
- Hiệu suất tự nhiên của các nội dung khác nhau
- Hiệu quả của các chiến dịch trả tiền theo lượt nhấp chuột khác nhau
- Ảnh hưởng của các loại hình đồ họa khác nhau đến các chiến dịch truyền thông xã hội.
- Điều chỉnh các chiến dịch để tiếp cận đối tượng mục tiêu hiệu quả hơn.
Điều tuyệt vời của những buổi kiểm tra tiến độ dự án này là chúng giúp chúng ta hiểu rõ hơn về các xu hướng thường xuyên xuất hiện ở nhiều khách hàng hoặc dự án khác nhau. Bạn có thể phát hiện ra rằng một trong những đồng nghiệp của bạn có những hiểu biết mới mẻ về một thách thức chung, hoặc bạn có thể cải thiện hiệu quả hoặc quy trình làm việc của họ. Chiến thuật quản lý dự án này tạo ra một cấu trúc nhóm để giải quyết các vấn đề của chúng ta sớm và thường xuyên.
Cách chọn nền tảng phần mềm quản lý dự án
Phần mềm quản lý dự án tốt có thể làm được nhiều việc: lập kế hoạch tiến độ dự án, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ của nhóm và tích hợp với phần mềm quản lý ngân sách. Tuy nhiên, nếu phần mềm quản lý dự án của bạn không giúp nhóm đáp ứng được những nhu cầu riêng biệt, nó sẽ không hiệu quả, bất kể nó có bao nhiêu tính năng tuyệt vời đi chăng nữa. Trên thực tế, khi phần mềm không đáp ứng được nhu cầu, người ta dễ đổ lỗi cho người quản lý dự án, trong khi thực chất, họ cần một công cụ quản lý dự án tốt hơn.
Làm thế nào để chọn nền tảng quản lý dự án phù hợp? Chúng ta bắt đầu bằng cách lập một danh sách. Hãy viết ra những thách thức bạn đang gặp phải và nhu cầu của nhóm bạn, sau đó đánh giá cách tiếp cận của từng giải pháp đối với những vấn đề và yêu cầu đó. Ví dụ, nếu bạn muốn hợp lý hóa và tích hợp quy trình quản lý dự án và lập ngân sách, hãy tìm phần mềm có công cụ lập hóa đơn tích hợp sẵn hoặc cung cấp plugin. Hoặc, nếu bạn có khách hàng hoặc người làm việc tự do muốn hoặc cần tham gia vào phần mềm quản lý dự án của bạn, hãy tìm một nền tảng cho phép bạn mời người dùng khách để họ có thể xem những gì bạn đang làm và kiểm tra tiến độ.
Bạn đã sẵn sàng bắt đầu lựa chọn nền tảng chưa? Một số lựa chọn tuyệt vời bao gồm Asana, Monday.com và Trello. Tuy nhiên, có rất nhiều lựa chọn khác nhau với các tính năng và giá cả khác nhau. Điều quan trọng là tìm ra nền tảng phù hợp nhất với bạn và nhóm của bạn!
Đưa các dự án tiếp thị kỹ thuật số của bạn đi đúng hướng với LaFleur.
Nếu bạn sẵn sàng hợp tác với một công ty tiếp thị kỹ thuật số có thể giúp bạn theo sát tiến độ và ngân sách, LaFleur luôn sẵn sàng hỗ trợ. Đội ngũ của chúng tôi gồm những nhân tài xuất sắc và các quản lý dự án giàu kinh nghiệm, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các sản phẩm bàn giao sẽ được thực hiện đúng thời hạn, đúng ngân sách và minh bạch.
Để trao đổi với đội ngũ LaFleur về cách chúng tôi có thể hỗ trợ các nỗ lực tiếp thị kỹ thuật số của bạn, bạn có thể gọi đến văn phòng của chúng tôi theo số (888) 222-1512 hoặc điền vào biểu mẫu trực tuyến ngắn gọn này .
Chúng tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn!
