En LaFleur, contamos con gestores de proyectos cualificados en casi todo lo que hacemos. Sin embargo, si nunca ha trabajado con un gestor de proyectos, es posible que se muestre escéptico. Quizás incluso se pregunte: «¿Merece la pena dedicar tiempo y esfuerzo a la gestión de proyectos?». Esta pregunta es habitual.
Piensa en la composición de tu empresa. Está llena de personas con talento y trabajadoras que se dedican a ayudar a tu empresa a alcanzar sus objetivos. Sin embargo, sin una gestión de proyectos, tus comunicaciones sobre plazos y prioridades pueden convertirse rápidamente en un anticuado juego del teléfono. Es fácil descarrilar los proyectos cuando hay falta de comunicación o información aislada.
Un gestor de proyectos se asegura de que cada miembro del equipo tenga lo necesario para alcanzar el éxito. Esto suele implicar tener en cuenta elementos y recursos en los que quizá no se pensaría si solo se trabajara en una parte del proyecto. A continuación, exploraremos algunas de las formas en que los gestores de proyectos preparan a los equipos para alcanzar el éxito.
Aclarar las funciones y hacer que las personas rindan cuentas
Cuando se trabaja con equipos grandes, un cliente, consultores externos, proveedores y otros profesionales, es muy fácil perder de vista los detalles. Las personas que realizan el trabajo deben centrarse en su área de especialización, sin preocuparse por el estado general del proyecto. Ahí es donde entra en juego el gestor de proyectos, que se encarga de supervisar los plazos, los presupuestos, los resultados individuales, la comunicación, cualquier cambio que sea necesario realizar en el proyecto y mucho más. Dado que no son personalmente responsables de ninguno de los resultados, los gestores de proyectos están en posición de hacer que todos rindan cuentas y de mantener a todo el mundo en sintonía.
Recopilación de recursos
Independientemente del trabajo que estés realizando, ya sea preparar un juicio, gestionar tus campañas publicitarias o lanzar un nuevo producto, tu equipo altamente cualificado debería poder centrar su energía en lo que mejor sabe hacer, en lugar de dedicarse a buscar briefings creativos, archivos perdidos y otros detalles. Los gestores de proyectos se aseguran de que todo el mundo disponga de la información necesaria al inicio de un proyecto y también pueden ayudar a los equipos a localizar lo que necesitan durante el proyecto.
Gestión de expectativas
Los gestores de proyectos también pueden ayudar a aclarar las expectativas entre su equipo y sus clientes. Como fuerza organizadora objetiva detrás del proyecto, un gestor de proyectos puede establecer expectativas sobre los plazos del proyecto, los presupuestos, el número de miembros del equipo que necesitará incluir, el número de recursos externos que necesitará emplear y otros detalles. También ayudan a las diferentes partes a comunicarse entre sí. Con un buen gestor de proyectos de su lado, todos se responsabilizarán de su parte del proyecto, lo que garantizará su finalización a tiempo y dentro del presupuesto.
Tácticas probadas y comprobadas para una gestión exitosa de proyectos de marketing digital
Al igual que en cualquier otra profesión, existen diversos enfoques, tácticas y habilidades que los buenos gestores de proyectos utilizan para mantener a sus equipos por el buen camino. Estos van más allá de simplemente mantenerse organizados.
Si estás buscando poner en marcha tu proyecto de marketing digital, o simplemente necesitas nuevas herramientas para mejorar aún más tu proceso, aquí tienes tres cosas que han ayudado al equipo de LaFleur a mantenerse centrado, en sintonía y a producir un trabajo excelente de forma constante.
Informes coherentes
En LaFleur, elaboramos informes semanales, si no diarios, sobre nuestros proyectos. Nuestro equipo utiliza un software de control del tiempo para registrar cuánto tiempo dedicamos a diferentes tareas a lo largo del día, desde revisar los correos electrónicos diarios hasta crear sitios web. Nuestros gestores de proyectos recopilan estos datos en informes que nos ayudan a identificar cuántas horas dedicamos a proyectos específicos. Esto nos ayuda a supervisar nuestro progreso, superar obstáculos y cumplir con nuestro calendario original.
Los informes frecuentes también nos ayudan a ajustarnos a los presupuestos, asegurarnos de que estamos fijando los precios correctamente y proporcionar a los clientes plazos precisos cuando presupuestamos un proyecto. Estamos seguros de que una campaña web o en redes sociales se realizará a tiempo y dentro del presupuesto, porque contamos con datos históricos que demuestran que podemos hacerlo, en lugar de basarnos en conjeturas o lanzar cifras que nos hagan parecer impresionantes.
Reuniones de registro del equipo y reuniones de pie
Al igual que es fácil que los distintos departamentos se aíslen entre sí, también es fácil que los miembros individuales del equipo se sientan desconectados del grupo, especialmente cuando el equipo trabaja a distancia. Para evitar esta desconexión, LaFleur celebra reuniones semanales para revisar la carga de trabajo, el progreso de proyectos específicos y el bienestar general. Los gerentes se comunican con las personas que supervisan, los equipos se reúnen para revisar su estado colectivo y toda nuestra empresa se conecta a Zoom para revisar en qué punto nos encontramos con los diferentes entregables. Estas reuniones frecuentes (que son más efectivas que un mensaje rápido por Slack o un correo electrónico) nos ayudan a rendirnos cuentas unos a otros y a asegurarnos de que todos tengan lo que necesitan para tener éxito. Y si las personas ya están bien encaminadas, es una gran oportunidad para elogiarlas y reconocer su arduo trabajo.
Identificar retos y obstáculos
Una cosa que nos ha resultado útil revisar en la reunión de registro son los retos, los obstáculos y las tendencias que observas en nuestros productos. Algunas tendencias comunes que nuestro equipo revisa regularmente incluyen:
- El rendimiento orgánico de diferentes piezas de contenido
- La eficacia de las diferentes campañas de pago por clic
- Cómo afectan los diferentes gráficos a las campañas en redes sociales
- Ajustar las campañas para llegar a nuestro público objetivo de forma más eficaz.
Lo mejor de estas revisiones de proyectos es que nos permiten conocer las tendencias que suelen afectar a diferentes clientes o proyectos. Es posible que descubras que uno de tus compañeros tiene una nueva perspectiva sobre un reto común, o que puedes mejorar su eficiencia o sus procesos. Esta táctica de gestión de proyectos proporciona una estructura de equipo para abordar nuestros problemas de forma temprana y frecuente.
Cómo elegir una plataforma de software de gestión de proyectos
Un buen software de gestión de proyectos puede hacer muchas cosas: programar plazos, asignar tareas, realizar un seguimiento del progreso del equipo e integrarse con su software de presupuesto. Sin embargo, si su software de gestión de proyectos no ayuda a su equipo a satisfacer sus necesidades específicas, no será eficaz, independientemente de cuántas funciones interesantes tenga. De hecho, cuando el software no satisface sus necesidades, es fácil culpar al gestor de proyectos cuando, en realidad, lo que necesita es una herramienta de gestión de proyectos mejor.
¿Cómo elegir la plataforma de gestión de proyectos adecuada? Empezamos por hacer una lista. Anote los retos a los que se enfrenta y las necesidades de su equipo, y evalúe el enfoque de cada solución respecto a esos problemas y requisitos. Por ejemplo, si quieres optimizar e integrar tus procesos de gestión de proyectos y presupuestación, busca un software que incluya una herramienta de facturación integrada o que ofrezca un complemento. O, si tienes clientes o autónomos que quieren o necesitan participar en tu software de gestión de proyectos, busca una plataforma que te permita invitar a usuarios invitados para que puedan ver lo que estás haciendo y estar al tanto.
¿Listo para empezar a elegir una plataforma? Algunas opciones excelentes son Asana, Monday.com y Trello. Sin embargo, hay muchas opciones diferentes que varían en cuanto a características y precio. ¡Se trata de encontrar la que mejor se adapte a ti y a tu equipo!
Pon en marcha tus proyectos de marketing digital con LaFleur.
Si está listo para trabajar con una agencia de marketing digital que le ayude a mantener sus proyectos al día y dentro del presupuesto, LaFleur está aquí para ayudarle. Nuestro equipo está formado por talentos brillantes y gestores de proyectos con amplia experiencia, por lo que puede confiar en que sus proyectos se llevarán a cabo a tiempo, dentro del presupuesto y con total transparencia.
Para hablar con el equipo de LaFleur sobre cómo podemos ayudarle en sus iniciativas de marketing digital, puede llamar a nuestra oficina al (888) 222-1512 o rellenar este breve formulario en línea.
¡Esperamos tener noticias suyas!
