Các chiến lược hữu ích để quản lý nhóm làm việc từ xa

Là người làm việc cách xa trụ sở chính của công ty ở Grand Rapids, Michigan tới 2.284 dặm, tôi có kinh nghiệm thực tế về làm việc từ xa. Tôi không nói dối: Tôi nhớ các đồng nghiệp của mình. Ở Portland, Oregon, đôi khi có chút cô đơn khi nhìn những hạt mưa rơi nhẹ nhàng trên những người trẻ sành điệu đeo kính đi ngang qua quán cà phê ấm cúng của tôi trên xe đạp một bánh và ván trượt. Nhưng nhờ có một đội ngũ hỗ trợ, các nền tảng nhắn tin kỹ thuật số thời gian thực và các cuộc họp trực tuyến đáng tin cậy, tôi vẫn gắn bó sâu sắc với công việc kinh doanh của chúng tôi.

Việc chuyển đến Portland của tôi đã thành công phần lớn nhờ vào quy trình làm việc hiệu quả và các nền tảng mà chúng tôi sử dụng hàng ngày tại LaFleur. Nhờ các công cụ như Slack, Asana, Bonusly và SharePoint, tôi luôn biết chính xác những gì được mong đợi ở mình và có thể theo dõi tiến độ của các thành viên trong nhóm liên quan đến các dự án lớn mà tôi tham gia. Tuy nhiên, nếu không có đội ngũ nhân viên thấu hiểu và hỗ trợ cùng với sự tin tưởng vững chắc vào các công cụ quản lý dự án được liệt kê ở trên, thì việc làm việc từ xa gần như là không thể.

Với việc nhiều công ty cho phép nhân viên làm việc từ xa, các chủ doanh nghiệp và đội ngũ quản lý cấp cao đang phải đối mặt với những thách thức (và cả cơ hội) khi cố gắng thích nghi với môi trường làm việc phi truyền thống. Và mặc dù những thách thức này đôi khi có vẻ khó khăn, nhưng nếu bạn muốn giữ chân những nhân tài xuất sắc nhất, bạn có thể cân nhắc nới lỏng các quy định và tuyển dụng nhân viên cho doanh nghiệp, công ty hoặc đại lý của mình từ khắp Hoa Kỳ và các quốc gia khác.

Nghiên cứu về môi trường làm việc hiện đại

Tháng Hai năm ngoái, tờ New York Times đã đăng một bài báo chi tiết về kết quả của một cuộc khảo sát gần đây của Gallup, thăm dò ý kiến của 15.000 người Mỹ đang làm việc về thói quen và môi trường làm việc của họ. Theo nghiên cứu đó, năm 2016, 43% người Mỹ “dành ít nhất một phần thời gian làm việc từ xa”, tăng 4% so với năm 2015. Xu hướng này không có dấu hiệu chậm lại, và nhiều nhân viên tận dụng cơ hội làm việc từ xa như một con bài mặc cả khi thương lượng các chi tiết của một vị trí mới. Và nhiều nhà tuyển dụng sẵn lòng đáp ứng vì điều đó giúp giảm chi phí hoạt động trong khi tăng năng suất.

“Cái gì cơ?” bạn hỏi. “Làm việc trong một môi trường riêng tư thoải mái thì tiết kiệm chi phí và hiệu quả hơn so với việc bị nhồi nhét vào một ô làm việc ngột ngạt bên cạnh người quản lý và sát vách với sếp trong một văn phòng tẻ nhạt đầy cà phê pha loãng và những lời gián đoạn không ngừng?” Tin hay không thì tùy, nhưng đó là sự thật!

Theo một nghiên cứu khác, được thực hiện bởi giáo sư kinh tế Nicholas Bloom của Đại học Stanford phối hợp với Ctrip (một công ty du lịch lớn ở Trung Quốc), “nhân viên làm việc tại nhà làm việc nhiều hơn nhân viên văn phòng – lâu hơn 9,5% – và năng suất cao hơn 13%”. Họ ít có khả năng nghỉ việc hơn, và Ctrip tiết kiệm được khoảng 2.000 đô la mỗi năm cho mỗi nhân viên (thực tế, con số này có vẻ còn thấp hơn so với kinh nghiệm cá nhân của tôi).

Theo nghiên cứu, mặc dù làm việc từ xa hiệu quả hơn và tiết kiệm cho công ty hàng nghìn đô la mỗi năm, nhưng những người làm việc từ xa lại có nguy cơ bỏ lỡ cơ hội thăng tiến cao hơn nhiều. Hơn nữa, sau cuộc thử nghiệm, khoảng 50% nhân viên yêu cầu được quay lại văn phòng vì cảm thấy cô đơn và lo ngại không được xem xét thăng chức.

Theo Giáo sư Bloom, có một số lý do có thể giải thích tại sao nhân viên làm việc từ xa không được thăng tiến với tốc độ tương đương với các đồng nghiệp làm việc tại văn phòng truyền thống. “Có thể là do ‘xa mặt cách lòng’”, Bloom nói. “Hoặc cũng có thể là bạn không đi uống bia với sếp. Hoặc cũng có thể là bạn không quản lý nhân viên tốt nếu không ở bên cạnh họ.” Tất cả những lý do này đều có vẻ hợp lý, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là việc một nhân viên làm việc nhiều hơn hoặc năng suất hơn không nhất thiết có nghĩa là họ đang làm tốt hơn hoặc hiệu quả hơn.

Tóm lại, có vẻ như việc cho phép một phần nhân viên làm việc từ xa mang lại nhiều lợi ích, nhưng có lẽ nên cho họ lựa chọn làm việc tại nhà và từ xa — hoặc có thể bao gồm phí thuê không gian làm việc chung hàng tháng vào lương hàng năm của họ. Việc cung cấp nhiều lựa chọn hơn có khả năng giúp nhân viên chọn môi trường làm việc thoải mái và hiệu quả nhất cho họ.

LIÊN QUAN: Hỏi đáp với Chip LaFleur, Chủ tịch của LaFleur

Vượt qua những thách thức liên quan đến việc quản lý môi trường làm việc phi truyền thống

Việc các nhà tuyển dụng có thể tiết kiệm tiền và giữ chân được những nhân viên năng suất hơn không có nghĩa là bạn nên rao bán không gian văn phòng của mình ngay chiều nay. Có những thách thức đáng kể liên quan đến việc quản lý một nhóm làm việc từ xa. Ngoài ra, còn có nhiều yếu tố cần cân nhắc khi quyết định thay đổi môi trường làm việc của bạn.

Mặc dù ngày càng nhiều công ty áp dụng hình thức làm việc từ xa, điều đó không có nghĩa là tất cả nhân viên đều sẵn sàng cho việc này. Chúng ta đang ở giữa một sự thay đổi văn hóa, và hầu hết chúng ta đã quá quen với môi trường làm việc truyền thống đến nỗi việc chuyển sang làm việc từ xa có thể là một thách thức và/hoặc không thực tế đối với một số người lao động.

Để thành công ngoài văn phòng, nhân viên phải thành thạo trong việc quản lý thời gian, xử lý các cuộc gọi hội nghị và cuộc họp một cách có trách nhiệm, và lập kế hoạch giúp tạo ra những sản phẩm chất lượng cao (thay vì chỉ là thêm việc). Mặc dù hầu hết chúng ta đều có khả năng thích nghi như vậy, nhưng sẽ cần thời gian để học hỏi bất kể năng khiếu thế nào. Đây là lúc động lực và sự tập trung, cùng với khả năng của bạn với tư cách là nhà tuyển dụng trong việc bồi dưỡng những kỹ năng này, phát huy tác dụng.

Với tư cách là chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý cung cấp cơ hội việc làm từ xa, đây là một vài lời khuyên để tận dụng tối đa nhân viên làm việc từ xa của bạn.

Hãy tiếp tục nhắc đến họ trong cuộc trò chuyện.

Những người quản lý thành công dành thời gian để vun đắp mối quan hệ thực sự với nhân viên của mình. Họ ghé qua máy lọc nước sau giờ ăn trưa và thỉnh thoảng mời nhân viên uống nước sau giờ làm. Chắc chắn, phần lớn mối quan hệ nên giữ tính chuyên nghiệp, nhưng hãy nhớ thỉnh thoảng hỏi thăm về gia đình và sở thích của nhân viên làm việc từ xa để họ cảm thấy mình là những thành viên được trân trọng trong nhóm.

Những cuộc trò chuyện thân mật này diễn ra hàng ngày trong văn phòng, nhưng chúng có thể bị bỏ quên khi làm việc với nhân viên ở xa. Hãy dành thời gian cho những cuộc trò chuyện riêng tư và đừng vội vàng. Nhân viên của bạn coi trọng bạn, vì vậy việc dành thời gian để có một cuộc thảo luận chân thành với họ sẽ giúp tăng sự tự tin và dẫn đến hiệu quả công việc tốt hơn.

Hãy sử dụng video bất cứ khi nào có thể.

Là một người làm việc từ xa, tôi có thể khẳng định giá trị của hội nghị video so với cuộc gọi điện thoại. Không phải mọi cuộc thảo luận đều cần diễn ra trên Skype, Hangouts hay Zoom, nhưng việc trực tiếp nhìn thấy người mình đang nói chuyện sẽ tạo ra sự thân mật và gắn kết mà thực sự không thể có được qua điện thoại.

Hơn nữa, hầu hết giao tiếp đều không dùng lời nói. Việc có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể để thể hiện suy nghĩ hoặc cảm xúc rất hữu ích, và việc hiểu ý định của người khác cũng như lắng nghe chủ động sẽ dễ dàng hơn khi bạn có thể nhìn thấy người đó trước mặt. Hội nghị video cũng cho phép chia sẻ màn hình, điều này thúc đẩy sự hiểu biết lẫn nhau và cho phép thực hiện các thay đổi chính xác trong thời gian thực.

Nhân viên làm việc từ xa không phải là người làm việc tự do (trừ khi họ thực sự là người làm việc tự do).

Nếu bạn đã thiết lập đúng kỳ vọng và xây dựng văn hóa phù hợp, nhân viên làm việc từ xa toàn thời gian sẽ vô cùng có giá trị. Tuy nhiên, do khoảng cách địa lý, rất dễ đối xử với họ giống như những người làm việc tự do – những người chỉ làm việc để tạo ra sản phẩm và mang lại lợi nhuận.

Mặc dù một số nhà quản lý có thể nhìn nhận tất cả nhân viên theo cách này, nhưng chúng ta vẫn chưa chào đón những "ông chủ robot" thống trị. Yếu tố con người trong những người lao động thành công và hiệu quả vẫn tồn tại. Họ có mục tiêu nghề nghiệp và luôn mong muốn mở rộng kỹ năng cá nhân, vì vậy hãy cố gắng hết sức để nuôi dưỡng tài năng và khát vọng của họ bằng cách mời họ tham gia các buổi hội thảo công việc, tài trợ cho họ tham dự các hội nghị liên quan và hỗ trợ, khuyến khích họ tham gia bất cứ khi nào có thể.

LIÊN QUAN: Sự gần gũi: Xây dựng vốn xã hội trong lĩnh vực chuyên nghiệp

Việc tham dự là bắt buộc…

Nếu bạn có cuộc họp trực tiếp hoặc trực tuyến, hãy đảm bảo tất cả nhân viên liên quan đều tham dự, ngay cả khi cuộc họp đó là đột xuất hoặc ngắn gọn. Nếu cuộc họp quan trọng và liên quan trực tiếp đến họ, họ cần phải có mặt. Ngược lại, vì những nhân viên này không chỉ ở ngay ô làm việc bên cạnh, hãy đảm bảo họ biết tất cả các cuộc hẹn đã lên lịch và cố gắng thông báo trước cho họ nếu có cuộc thảo luận đột xuất cần sự có mặt của họ.

Ngoài ra, vì chúng ta đã xác định những nhân viên này không phải là người làm việc tự do, nên việc họ tham dự các cuộc họp bắt buộc là không thể tùy chọn. Hai lần vắng mặt trong các cuộc họp được coi là một xu hướng, vì vậy nếu bạn nhận thấy sự vắng mặt không có lý do chính đáng, bạn cần giải quyết vấn đề đó ngay lập tức để đảm bảo rằng các kỳ vọng được làm rõ và nhân viên của bạn luôn gắn bó và làm việc hiệu quả.

Nhưng bạn không cần phải điểm danh.

Việc theo dõi nhân viên, dù làm việc từ xa hay tại văn phòng, không phải là nhiệm vụ của bạn. Nếu bạn trả tiền cho một cá nhân đủ điều kiện để thực hiện dịch vụ trong giờ làm việc quy định, họ nên hoàn thành phần việc của mình, đơn giản vậy thôi. Bạn không phải là người trông trẻ và bạn không nên dành thời gian quý báu của mình để theo dõi nhân viên. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là tình trạng và nơi ở của nhân viên không liên quan gì đến bạn. Thay vì đóng vai trò "Anh Cả", hãy đóng vai trò "người giám sát".

Hãy duy trì liên lạc chặt chẽ với nhân viên để cùng nhau xây dựng lịch làm việc phù hợp với tất cả mọi người và mang lại hiệu quả công việc tốt nhất. Khi bạn đã đặt ra kỳ vọng, việc đáp ứng kỳ vọng đó phụ thuộc vào nhân viên. Và nếu bạn nhận thấy bất kỳ dấu hiệu bất thường nào hoặc sự thiếu hiệu quả trong công việc, hãy lên lịch gọi điện để thảo luận về thói quen làm việc của họ xem liệu họ có cần cập nhật ca làm việc hoặc trách nhiệm của mình hay không. Tuy nhiên, nếu bạn cần phải trao đổi nhiều lần, bạn có thể yêu cầu họ bắt đầu theo dõi thời gian làm việc hoặc lập báo cáo tình trạng hàng ngày.

LIÊN QUAN: Các định luật LaFleur trong tiếp thị kỹ thuật số

LaFleur có thể giúp nhóm của bạn hợp nhất và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Trong đội ngũ 12 nhân viên đang ngày càng phát triển của chúng tôi, ba người làm việc từ xa toàn thời gian, và chín người còn lại thường làm việc tại nhà ít nhất một ngày mỗi tuần. Trên thực tế, hầu hết chúng tôi đều được khuyến khích ở nhà hoặc tìm một không gian thoải mái hơn bên ngoài văn phòng khi có những ngày đặc biệt bận rộn hoặc khó khăn. Sự tin tưởng và linh hoạt này đã được vun đắp qua nhiều năm tình bạn, hiệu quả và những thành quả công việc xuất sắc.

Với kinh nghiệm và thành công đạt được, chúng tôi tự tin có thể giúp bạn và công ty cải thiện quy trình và động lực làm việc. Trọng tâm chính của chúng tôi là lĩnh vực tiếp thị kỹ thuật số, nhưng chúng tôi đã hỗ trợ nhiều khách hàng hợp nhất và tối ưu hóa nguồn nhân lực, đồng thời tăng năng suất và giảm chi phí thông qua tự động hóa, quản lý dự án, tư vấn công nghệ và nhiều hơn nữa.

Nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về bất kỳ khía cạnh nào trong dịch vụ của chúng tôi, cho dù đó là tư vấn, xây dựng thương hiệu hay tự động hóa, chúng tôi rất muốn được trao đổi với bạn về mục tiêu của bạn. Vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay bằng cách gọi (888) 222-1512 hoặc điền vào biểu mẫu ngắn này .

Tài liệu tham khảo:

Chokshi, N. (2017, ngày 15 tháng 2). Rời khỏi văn phòng: Khảo sát cho thấy ngày càng nhiều người làm việc từ xa. New York Times . Truy cập từ https://www.nytimes.com/2017/02/15/us/remote-workers-work-from-home.html

Tugend, A. (2014, ngày 7 tháng 3). Khái niệm làm việc từ xa chưa được định nghĩa rõ ràng, nhưng nó đang phát triển nhanh chóng. New York Times . Truy cập từ https://www.nytimes.com/2014/03/08/your-money/when-working-in-your-pajamas-is-more-productive.html

Turnbull, A. (1 tháng 5 năm 2014). Ưu điểm và nhược điểm của việc làm việc nhóm từ xa (và cách chúng tôi thực hiện). Groove . Truy cập từ https://www.groovehq.com/blog/being-a-remote-team