Estrategias útiles para gestionar equipos remotos

Como alguien que trabaja a 3670 kilómetros de la sede central de mi empresa en Grand Rapids, Míchigan, tengo experiencia de primera mano con el trabajo a distancia. No voy a mentir: echo de menos a mis compañeros de trabajo. A veces me siento un poco solo aquí en Portland, Oregón, contemplando la lluvia constante que cae sobre los hipsters con gafas que pasan por delante de mi acogedora cafetería en monociclos y monopatines. Pero gracias a un equipo que me apoya, a las plataformas de mensajería digital en tiempo real y a las fiables conferencias en línea, sigo profundamente arraigado en nuestro negocio.

Mi traslado a Portland ha sido un éxito gracias, en gran parte, a los eficientes procesos de trabajo y plataformas que utilizamos a diario en LaFleur. Gracias a herramientas como Slack, Asana, Bonusly y SharePoint, sé exactamente lo que se espera de mí en todo momento y puedo realizar un seguimiento del progreso de los miembros de mi equipo en relación con los proyectos más grandes en los que participo. Sin embargo, si no fuera por un personal empático y comprensivo y por la firme confianza en las herramientas de gestión de proyectos mencionadas anteriormente, trabajar a distancia sería casi imposible.

Dado que muchas empresas permiten a sus empleados trabajar fuera de la oficina, los empresarios y los directivos que intentan adaptarse a un entorno laboral no tradicional se enfrentan a retos (y oportunidades). Y aunque estos retos pueden parecer abrumadores en ocasiones, si desea retener a los mejores y más brillantes talentos, tal vez debería considerar darles más libertad y contratar para su empresa, firma o agencia a empleados de todo Estados Unidos y otros países.

Análisis del lugar de trabajo moderno

El pasado mes de febrero, el New York Times publicó un artículo en el que se detallaban los resultados de una reciente encuesta de Gallup en la que se preguntó a 15 000 trabajadores estadounidenses sobre sus hábitos y entorno laborales. Según ese estudio, en 2016, el 43 % de los estadounidenses «dedicó al menos parte de su tiempo a trabajar a distancia», lo que supuso un aumento del 4 % con respecto a 2015. Esta tendencia no muestra signos de ralentización, y muchos empleados aprovechan la oportunidad de trabajar a distancia como moneda de cambio a la hora de negociar los detalles de un nuevo puesto. Y muchos empleadores están encantados de acceder a ello, ya que les ayuda a reducir los gastos generales y a aumentar la productividad.

«¿Qué es eso?», te preguntarás. «¿Trabajar desde un entorno privado y relajado es más asequible y productivo que estar apretujado en un cubículo sofocante junto a tu jefe y a la vuelta de la esquina de tu superior, en una oficina aburrida llena de café aguado e interrupciones interminables?». Lo creas o no, ¡es cierto!

Según otro estudio, realizado por Nicholas Bloom, profesor de economía de Stanford, en colaboración con Ctrip (una importante agencia de viajes china), «los empleados que trabajaban desde casa trabajaban más que los que lo hacían en la oficina —un 9,5 % más— y eran un 13 % más productivos». Era mucho menos probable que renunciaran a su trabajo, y Ctrip ahorraba unos 2000 dólares por empleado al año (una cifra que, según mi experiencia personal, parece bastante conservadora).

A pesar de ser más productivos y ahorrar a su empresa miles de dólares cada año, los teletrabajadores tenían muchas más probabilidades de perder oportunidades de ascenso, según el estudio. Además, tras el experimento, alrededor del 50 % de los empleados solicitaron volver a la oficina porque se sentían solos y les preocupaba no ser tenidos en cuenta para un ascenso.

Según el profesor Bloom, hay varias posibilidades por las que los empleados remotos no están siendo ascendidos al mismo ritmo que sus colegas y homólogos tradicionales. «Puede ser un caso de "ojos que no ven, corazón que no siente"», dijo Bloom. «O puede que sea porque no sales de copas con tu jefe. O puede que sea porque no gestionas tan bien a tus empleados si no estás cerca de ellos». Todas estas razones parecen plausibles, pero también es importante señalar que el hecho de que un empleado trabaje más o sea más productivo no significa necesariamente que esté haciendo un mejor trabajo o que sea más eficaz.

En cualquier caso, parece que hay varias ventajas en que al menos una parte de tu personal trabaje a distancia, pero puede ser conveniente darles la opción de trabajar desde casa y a distancia, o tal vez incluir en su salario anual las cuotas mensuales de un espacio de coworking. Ofrecer más opciones probablemente hará que el empleado elija el entorno más cómodo y productivo para él.

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Superar los retos asociados a la gestión de un entorno de trabajo no tradicional

El hecho de que los empleadores puedan ahorrar dinero y retener a los empleados más productivos no significa que debas poner tu oficina en venta esta misma tarde. La gestión de un equipo remoto también plantea retos importantes. Además, hay muchos factores que debes tener en cuenta a la hora de decidir si cambiar tu entorno de trabajo.

Aunque cada vez más empresas están adoptando el teletrabajo, eso no significa que todos los empleados estén preparados para ello. Nos encontramos en medio de un cambio cultural, y la mayoría de nosotros estamos tan acostumbrados a los entornos de trabajo tradicionales que la transición al teletrabajo puede resultar difícil o poco práctica para algunos trabajadores.

Para tener éxito fuera de la oficina, los empleados deben ser expertos en gestionar su tiempo, manejar las conferencias telefónicas y las reuniones de manera responsable, y crear un horario que les permita producir un trabajo excelente (en lugar de simplemente más trabajo ). Aunque la mayoría de nosotros somos capaces de adaptarnos a este tipo de situaciones, habrá una curva de aprendizaje independientemente de la aptitud. Aquí es donde entran en juego la motivación y la concentración, junto con su capacidad como empleador para cultivar estas habilidades.

Como propietario o gerente de una empresa que ofrece oportunidades de empleo a distancia, aquí tienes algunos consejos para sacar el máximo partido a tu personal remoto.

Manténgalos en la conversación

Los gerentes exitosos se toman el tiempo para cultivar relaciones auténticas con sus empleados. Se detienen junto al dispensador de agua después del almuerzo y, ocasionalmente, invitan a tomar algo después del trabajo. Por supuesto, la mayor parte de la relación debe seguir siendo profesional, pero asegúrese de preguntar ocasionalmente a sus empleados remotos por su familia y sus aficiones, para que se sientan miembros valiosos del equipo.

Estas conversaciones informales tienen lugar todos los días en la oficina, pero pueden perderse cuando se trabaja con personal externo. Dedique tiempo a las reuniones individuales y no apresure la conversación. Sus empleados le admiran, por lo que dedicar tiempo a mantener una conversación sincera con ellos aumentará su confianza y se traducirá en un mejor trabajo.

Utiliza vídeos siempre que sea posible.

Como empleado remoto, puedo dar fe del valor de una videoconferencia frente a una llamada telefónica. No todas las conversaciones tienen que realizarse a través de Skype, Hangouts o Zoom, pero ver a la persona con la que estás hablando añade un nivel de intimidad y cercanía que, francamente, no se puede replicar por teléfono.

Además, la mayor parte de la comunicación es no verbal. Ser capaz de utilizar el lenguaje corporal para expresar un pensamiento o una emoción es útil, y interpretar las intenciones de los demás y escuchar activamente resulta más fácil cuando puedes ver a la persona que tienes delante. Las videoconferencias también permiten compartir la pantalla, lo que fomenta el entendimiento mutuo y permite realizar cambios precisos en tiempo real.

Los empleados remotos no son autónomos (a menos que lo sean)

Si has establecido las expectativas adecuadas y has creado la cultura adecuada, los empleados remotos a tiempo completo son increíblemente valiosos. Sin embargo, dada la distancia, puede ser fácil tratarlos más como autónomos, mercenarios que existen únicamente para producir y generar retorno de la inversión.

Aunque algunos directivos pueden ver a todos los empleados de esta manera, aún no hemos dado la bienvenida a nuestros amos robots. El elemento humano de los trabajadores exitosos y eficaces sigue existiendo. Tienen objetivos profesionales y están deseosos de ampliar sus habilidades individuales, así que haz todo lo posible por cultivar su talento y sus aspiraciones invitándolos a retiros de trabajo, patrocinando su asistencia a conferencias relevantes y ofreciéndoles ayuda y participación siempre que sea posible.

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La asistencia es obligatoria...

Si va a celebrar una reunión presencial o en línea, asegúrese de que todo el personal relevante asista, incluso si se trata de una reunión improvisada o breve. Si es importante y les afecta directamente, deben estar presentes. Por el contrario, dado que estos empleados no se encuentran en la oficina de al lado, asegúrese de que estén al tanto de todas las citas programadas e intente avisarles con antelación si una discusión de última hora requiere su presencia.

Además, dado que ya hemos establecido que estos trabajadores no son autónomos, su asistencia a las reuniones obligatorias no es opcional. Dos reuniones perdidas constituyen una tendencia, por lo que si observa ausencias injustificadas, debe abordarlas de inmediato para asegurarse de que las expectativas estén claras y de que su empleado esté comprometido y sea productivo.

Pero no es necesario que pases lista.

No es tu trabajo espiar a tus empleados, ya sean remotos o tradicionales. Si pagas a una persona cualificada para que preste un servicio durante un horario determinado, esta debe cumplir con su parte del trato, así de sencillo. No eres una niñera y no deberías dedicar tu valioso tiempo a vigilar a tus empleados. Sin embargo, eso no significa que el estado y el paradero de tus empleados no sean asunto tuyo. En lugar de desempeñar el papel de Gran Hermano, desempeña el papel de hermano mayor.

Mantén una comunicación fluida con tu personal para ayudar a crear horarios que funcionen para todos y den como resultado el mejor trabajo posible. Una vez que establezcas las expectativas, es responsabilidad del empleado cumplirlas. Y si notas algún patrón extraño o falta de producción, programa una llamada para discutir sus hábitos de trabajo y ver si necesitan actualizar sus turnos o responsabilidades. Sin embargo, si necesitas tener esta conversación varias veces, es posible que quieras que empiecen a llevar un registro de su tiempo o a crear informes diarios de estado.

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LaFleur puede ayudar a su equipo a consolidar y optimizar sus procesos de trabajo.

Entre nuestro creciente equipo de 12 empleados, tres de nosotros trabajamos a distancia a tiempo completo, y los nueve restantes suelen trabajar desde casa al menos un día a la semana. De hecho, a la mayoría de nosotros se nos anima a quedarnos en casa o a buscar un espacio más cómodo fuera de la oficina cuando tenemos días especialmente ajetreados o difíciles. Este tipo de confianza y flexibilidad se ha fomentado a lo largo de varios años de amistad, eficiencia y trabajo espectacular.

Dada esta experiencia y el éxito que hemos logrado como resultado directo, estamos seguros de que podemos ayudarle a usted y a su empresa a mejorar sus procesos y dinámicas de trabajo. Nuestro enfoque principal se centra en el ámbito del marketing digital, pero hemos ayudado a numerosos clientes a consolidar y optimizar su plantilla, al tiempo que hemos aumentado su productividad y reducido los gastos generales mediante la automatización, la gestión de proyectos, el asesoramiento tecnológico y mucho más.

Si está interesado en obtener más información sobre cualquier aspecto de nuestros servicios, ya sea en materia de consultoría, branding o automatización, entre otros, estaremos encantados de hablar con usted sobre sus objetivos. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo llamando al (888) 222-1512 o rellenando este breve formulario.

Referencias:

Chokshi, N. (15 de febrero de 2017). Fuera de la oficina: cada vez más personas trabajan a distancia, según una encuesta. New York Times. Recuperado de https://www.nytimes.com/2017/02/15/us/remote-workers-work-from-home.html

Tugend, A. (7 de marzo de 2014). No está claramente definido, pero el teletrabajo está en rápido aumento. New York Times. Obtenido de https://www.nytimes.com/2014/03/08/your-money/when-working-in-your-pajamas-is-more-productive.html

Turnbull, A. (1 de mayo de 2014). Las ventajas y desventajas de ser un equipo remoto (y cómo lo hacemos). Groove. Obtenido de https://www.groovehq.com/blog/being-a-remote-team