Mikakati Muhimu ya Kusimamia Timu za Mbali

Kama mtu anayefanya kazi maili 2,284 kutoka ofisi kuu za kampuni yangu huko Grand Rapids, Michigan, nina uzoefu wa moja kwa moja na kazi ya mbali. Sitasema uongo: Ninawakosa wafanyakazi wenzangu. Mambo yanaweza kuwa ya upweke kidogo hapa Portland, Oregon, nikitazama mvua inayonyesha kwa watu wenye macho ya kuvutia wanaopita karibu na duka langu la kahawa lenye starehe kwenye baiskeli za unicycle na skateboards. Lakini shukrani kwa timu inayounga mkono, majukwaa ya ujumbe wa kidijitali ya wakati halisi, na mikutano ya mtandaoni inayoaminika, bado nimezama sana katika biashara yetu.

Kuhamia kwangu Portland kumefanikiwa kutokana na michakato na mifumo mizuri ya kazi tunayotegemea kila siku huko LaFleur. Shukrani kwa zana kama Slack, Asana, Bonusly , na SharePoint, najua haswa kinachotarajiwa kutoka kwangu wakati wote na ninaweza kufuatilia maendeleo ya wanachama wa timu yangu kuhusiana na miradi mikubwa ninayohusika nayo. Hata hivyo, kama isingekuwa kwa wafanyakazi wenye huruma na msaada na kutegemea kwa uthabiti zana za usimamizi wa mradi zilizoorodheshwa hapo juu, kufanya kazi kwa mbali kungekuwa vigumu sana.

Kwa kuwa makampuni mengi yanawaruhusu wafanyakazi wao kufanya kazi nje ya ofisi, changamoto (na fursa) zinawasubiri wamiliki wa biashara na wafanyakazi watendaji wanaojaribu kuzoea mazingira ya kazi yasiyo ya kawaida. Na ingawa changamoto hizi wakati mwingine zinaweza kuhisi kuwa kubwa, ikiwa unataka kudumisha talanta bora na angavu zaidi, unaweza kufikiria kulegeza kamba na kuajiri biashara, kampuni, au shirika lako na wafanyakazi kutoka kote Marekani na kwingineko.

Kuchunguza Mahali pa Kazi pa Kisasa

Februari iliyopita, New York Times ilichapisha makala iliyoelezea matokeo ya utafiti wa hivi karibuni wa Gallup uliowahoji Wamarekani 15,000 wanaofanya kazi kuhusu tabia zao za kazi na mazingira yao. Kulingana na utafiti huo, mwaka wa 2016, asilimia 43 ya Wamarekani "walitumia angalau muda fulani kufanya kazi kwa mbali," ambayo ilikuwa ongezeko la asilimia 4 kutoka 2015. Mwelekeo huu hauonyeshi dalili za kupungua, na wafanyakazi wengi hutumia fursa hiyo kufanya kazi kwa mbali kama njia ya kujadiliana wanapojadili maelezo ya nafasi mpya. Na waajiri wengi wanafurahi kukubali kwa sababu husaidia kupunguza gharama za uendeshaji huku wakiongeza tija.

“Nini hicho?” unauliza. “Kufanya kazi kutoka katika mazingira ya faragha yaliyotulia ni nafuu na yenye tija zaidi kuliko kukwama kwenye kibanda kinachokaa karibu na meneja wako na karibu na bosi wako katika ofisi iliyochakaa iliyojaa kahawa iliyomwagika na kukatizwa mara kwa mara?” Amini usiamini, ni kweli!

Kulingana na utafiti mwingine, huu uliofanywa na profesa wa uchumi wa Stanford anayeitwa Nicholas Bloom kwa kushirikiana na Ctrip (shirika kubwa la usafiri nchini China), "wafanyakazi wa nyumbani walifanya kazi zaidi ya wafanyakazi wa ofisini - asilimia 9.5 zaidi - na walikuwa na tija zaidi kwa asilimia 13." Hawakuwa na uwezekano mkubwa wa kuacha kazi, na Ctrip aliokoa takriban $2,000 kwa kila mwajiri kila mwaka (ambayo kwa kweli inaonekana kama takwimu ya kihafidhina kutokana na uzoefu wangu binafsi).

Licha ya kuwa na tija zaidi na kuokoa kampuni yao maelfu ya dola kila mwaka, watoa huduma za mawasiliano walikuwa na uwezekano mkubwa wa kukosa nafasi ya kupandishwa cheo, kulingana na utafiti. Zaidi ya hayo, kufuatia jaribio hilo, takriban asilimia 50 ya wafanyakazi waliomba kurudi ofisini kwa sababu walihisi upweke na walikuwa na wasiwasi kuhusu kutofikiriwa kupandishwa cheo.

Kulingana na Profesa Bloom, kuna uwezekano kadhaa kwa nini wafanyakazi wa mbali hawapandishwi vyeo kwa kiwango sawa na wafanyakazi wenzao wa kawaida na wenzao. "Inaweza kuwa kesi ya 'kutoonekana, kutoonekana,'" alisema Bloom. "Au inaweza kuwa kwamba hunywi pombe kwenye baa na bosi wako. Au inaweza kuwa husimamii wafanyakazi wako pia ikiwa hauko karibu nao." Hizi zote zinaonekana kama sababu zinazowezekana, lakini pia ni muhimu kutambua kwamba kwa sababu tu mwajiri anafanya kazi zaidi au ana tija zaidi, haimaanishi kwamba wanafanya kazi bora au wana ufanisi zaidi.

Kwa vyovyote vile, inaonekana kuna faida kadhaa za kuwa na angalau sehemu ya wafanyakazi wako wanaofanya kazi kwa mbali, lakini inaweza kuwa busara kuwapa chaguo la kufanya kazi kutoka nyumbani na kwa mbali — au labda kujumuisha ada ya kila mwezi ya nafasi ya kufanya kazi pamoja katika mshahara wao wa kila mwaka. Kutoa chaguo zaidi kunaweza kusababisha mfanyakazi kuchagua mazingira mazuri na yenye tija zaidi kwao.

KUHUSIANA: Maswali na Majibu na Chip LaFleur, Rais wa LaFleur

Kushinda Changamoto Zinazohusiana na Kusimamia Mazingira ya Kazi Yasiyo ya Jadi

Kwa sababu tu waajiri wanaweza kuokoa pesa na kuwahifadhi wafanyakazi wenye tija zaidi haimaanishi kwamba unapaswa kuweka nafasi ya ofisi yako sokoni alasiri ya leo. Kuna changamoto kubwa zinazohusiana na kusimamia timu ya mbali pia. Pia kuna mambo mengi ya kuzingatia unapofikiria kama utabadilisha mazingira yako ya kazi.

Ingawa makampuni mengi yanawakubali wafanyakazi wa mbali, hiyo haimaanishi kwamba wafanyakazi wote wako tayari kwa kazi hiyo. Tuko katikati ya mabadiliko ya utamaduni, na wengi wetu tumezoea mazingira ya kazi ya kitamaduni kiasi kwamba mpito wa kutumia simu unaweza kuwa mgumu na/au usiofaa kwa baadhi ya wafanyakazi.

Ili kufanikiwa nje ya ofisi, wafanyakazi lazima wawe na ujuzi wa kusimamia muda wao, kushughulikia simu za mikutano na mikutano kwa uwajibikaji, na kuunda ratiba inayosababisha kutoa kazi nzuri (badala ya kazi zaidi tu). Ingawa wengi wetu tuna uwezo wa aina hii ya marekebisho, kutakuwa na mkondo wa kujifunza bila kujali ustadi. Hapa ndipo motisha na umakini, pamoja na uwezo wako kama mwajiri wa kukuza ujuzi huu, vinapohusika.

Kama mmiliki wa biashara au meneja anayetoa fursa za ajira za mbali, hapa kuna vidokezo vichache vya kunufaika zaidi na wafanyakazi wako wa mbali.

Waweke Katika Mazungumzo

Mameneja waliofanikiwa huchukua muda kukuza uhusiano wa kweli na wafanyakazi wao. Wanasimama karibu na kipozeo cha maji baada ya chakula cha mchana, na hununua raundi ya mara kwa mara baada ya kazi. Hakika, sehemu kubwa ya uhusiano inapaswa kubaki ya kitaaluma, lakini hakikisha unauliza kuhusu familia na mambo wanayopenda wafanyakazi wako wa mbali mara kwa mara ili wajisikie kama wanachama wa timu wanaothaminiwa.

Mazungumzo haya ya kawaida hutokea kila siku ofisini, lakini yanaweza kupotea unapofanya kazi na wafanyakazi nje ya ofisi. Tenga muda wa kuzungumza ana kwa ana, na usikimbilie mazungumzo. Wafanyakazi wako wanakuheshimu, kwa hivyo kuchukua muda wa kufanya mazungumzo ya kweli nao kutaongeza kujiamini kwao na kusababisha kazi bora.

Tumia Video Wakati wowote Inapowezekana

Mimi mwenyewe kama mfanyakazi wa mbali, naweza kuzungumzia umuhimu wa mkutano wa video kupitia simu. Sio kila majadiliano yanayohitaji kufanyika kwenye Skype, Hangouts, au Zoom, lakini kwa kweli kumwona mtu unayezungumza naye huongeza kiwango cha ukaribu na umoja ambacho kwa kweli hakiwezi kuigwa kwenye simu.

Zaidi ya hayo, mawasiliano mengi si ya maneno. Kuwa na uwezo wa kutumia lugha ya mwili kuelezea wazo au hisia kunasaidia, na kutafsiri nia za wengine na kusikiliza kwa makini ni rahisi zaidi unapoweza kumwona mtu mbele yako. Mikutano ya video pia hurahisisha kushiriki skrini, ambayo inakuza uelewano wa pande zote na inaruhusu kufanya mabadiliko sahihi kwa wakati halisi.

Wafanyakazi wa Mbali Sio Wafanyakazi Huru (Isipokuwa Kama Wanafanya)

Ukiweka matarajio sahihi na kuanzisha utamaduni sahihi, wafanyakazi wa muda wote wa mbali wana thamani kubwa. Hata hivyo, kutokana na umbali, inaweza kuwa rahisi kuwatendea zaidi kama wafanyakazi huru - mamluki ambao wapo tu kwa ajili ya kuzalisha na kuzalisha faida ya kifedha.

Ingawa baadhi ya mameneja wanaweza kuwaona wafanyakazi wote kwa njia hii, bado hatujawakaribisha mabwana zetu wa roboti. Kipengele cha kibinadamu cha wafanyakazi waliofanikiwa na wenye ufanisi bado kipo. Wana malengo ya kazi na wana hamu ya kupanua ujuzi wao binafsi, kwa hivyo jitahidi kukuza vipaji na matarajio yao kwa kuwaalika kwenye mafungo ya kazi, kufadhili mahudhurio yao katika mikutano husika, na kutoa msaada na kushiriki inapowezekana.

INAYOHUSIANA: Mguso wa Kibinadamu: Kujenga Mtaji wa Kijamii katika Nyanja ya Kitaalamu

Kuhudhuria ni Lazima…

Ikiwa una mkutano mahali pa kazi au mtandaoni, hakikisha wafanyakazi wote husika wanahudhuria, hata kama mkutano huo ni wa muda mfupi au wa dharura. Ikiwa ni muhimu na unawahusu moja kwa moja, wanahitaji kuwepo. Kinyume chake, kwa kuwa wafanyakazi hawa hawako tu kwenye kibanda kinachofuata upande wa kushoto, hakikisha wanafahamu miadi yote iliyopangwa, na jaribu kuwaarifu mapema ikiwa majadiliano ya dakika za mwisho yanahitaji kuhudhuria.

Pia, kwa kuwa tayari tumebaini kuwa wafanyakazi hawa si wafanyakazi huru, kuhudhuria kwao mikutano ya lazima si jambo la hiari. Kukosa mikutano miwili ni mwenendo, kwa hivyo ukigundua kutokuwepo bila ruhusa, unataka kushughulikia hilo mara moja ili kuhakikisha matarajio yako wazi na kwamba mfanyakazi wako anajishughulisha na ana tija.

Lakini, Huna haja ya Kuchukua Roll

Sio kazi yako kuwapeleleza wafanyakazi wako — kwa mbali au kwa njia ya kitamaduni. Ukiwa unamlipa mtu aliyehitimu kufanya huduma wakati wa saa zilizowekwa, wanapaswa kutimiza lengo lao, rahisi na rahisi. Wewe si mlezi wa watoto na hupaswi kutumia muda wako muhimu kuwafuatilia wafanyakazi wako. Hata hivyo, hiyo haimaanishi kwamba hali na mahali walipo wafanyakazi wako si jambo lako. Badala ya kucheza nafasi ya Big Brother, hata hivyo, cheza nafasi ya Big Brother.

Endelea kuwasiliana kwa karibu na wafanyakazi wako ili kusaidia kuunda ratiba zinazofaa kwa kila mtu na kusababisha kazi bora inayoundwa. Ukishaweka matarajio, ni juu ya mfanyakazi kuyatimiza. Na ukiona mifumo yoyote ya ajabu au ukosefu wa uzalishaji, panga simu ili kujadili tabia zao za kazi ili kuona kama wanahitaji kusasisha zamu au majukumu yao. Hata hivyo, ikiwa unahitaji kuwa na mazungumzo haya mara nyingi, unaweza kutaka waanze kufuatilia muda wao au kuunda ripoti za hali ya kila siku.

INAYOHUSIANA: Sheria za LaFleur za Masoko ya Kidijitali

LaFleur Inaweza Kusaidia Timu Yako Kuunganisha na Kuboresha Michakato Yako ya Kazi

Miongoni mwa timu yetu inayokua ya wafanyakazi 12, watatu kati yetu hufanya kazi kwa mbali muda wote, na tisa waliobaki kwa kawaida hufanya kazi kutoka nyumbani angalau siku moja kila wiki. Kwa kweli, wengi wetu tunahimizwa kukaa nyumbani au kutafuta nafasi nzuri zaidi nje ya ofisi tunapokuwa na siku zenye shughuli nyingi au changamoto. Aina hii ya uaminifu na unyumbulifu imekuzwa kwa miaka kadhaa ya urafiki, ufanisi, na kazi ya kuvutia.

Kwa kuzingatia uzoefu huu na mafanikio tuliyoyapata kama matokeo ya moja kwa moja, tuna uhakika tunaweza kukusaidia wewe na kampuni yako kuboresha michakato na mienendo ya kazi yako. Lengo letu kuu ni katika nyanja ya uuzaji wa kidijitali, lakini tumewasaidia wateja wengi kuimarisha na kuboresha nguvu kazi yao huku pia tukiongeza tija yao na kupunguza gharama za uendeshaji kupitia otomatiki, usimamizi wa miradi, mashauriano ya teknolojia, na zaidi.

Ikiwa una nia ya kujifunza zaidi kuhusu kipengele chochote cha huduma zetu, iwe zinahusiana na ushauri, chapa, au otomatiki, miongoni mwa mengine, tungependa kuzungumza nawe kuhusu malengo yako. Tafadhali wasiliana nasi leo kwa kupiga simu (888) 222-1512 au kujaza fomu hii fupi .

Marejeleo:

Chokshi, N. (2017, Februari 15). Nje ya ofisi: Utafiti unaonyesha kuwa watu wengi zaidi wanafanya kazi kwa mbali. New York Times . Imechukuliwa kutoka https://www.nytimes.com/2017/02/15/us/remote-workers-work-from-home.html

Tugend, A. (2014, Machi 7). Haijafafanuliwa wazi, lakini mawasiliano ya simu yanaongezeka kwa kasi. New York Times . Imechukuliwa kutoka https://www.nytimes.com/2014/03/08/your-money/when-working-in-your-pajamas-is-more-productive.html

Turnbull, A. (2014, Mei 1). Faida na hasara za kuwa timu ya mbali (na jinsi tunavyofanya). Groove . Imechukuliwa kutoka https://www.groovehq.com/blog/being-a-remote-team