Trí tuệ nhân tạo hiện diện ở khắp mọi nơi. Nó soạn thảo email, tóm tắt lời khai, phân tích hợp đồng và thậm chí có thể gợi ý cho bạn nên gọi món gì cho bữa trưa.
Nhưng đây là phần mà hầu hết các công ty và tổ chức đều bỏ sót:
Bạn không nhất thiết có thể đạt được lợi thế cạnh tranh chỉ bằng cách sử dụng các công cụ AI. Lợi thế chỉ xuất hiện khi bạn chuẩn bị cơ sở hạ tầng để AI có thể thực sự hoạt động hiệu quả.
Đối với các công ty luật, công ty kế toán, công ty tư vấn và các tổ chức dịch vụ chuyên nghiệp khác, những công ty chiến thắng trong vài năm tới sẽ không phải là những công ty chạy theo mọi bản demo AI mới. Những người chiến thắng sẽ là những người có dữ liệu sạch, được cấu trúc và dễ dàng truy cập bởi các công cụ AI.
Nói cách khác, sự sẵn sàng cho AI bắt đầu từ rất lâu trước khi bạn mở công cụ AI và nhập lệnh.
“Sự sẵn sàng về AI” có ý nghĩa gì đối với các công ty dịch vụ chuyên nghiệp?
Sự sẵn sàng cho AI có nghĩa là tổ chức các tài liệu, dữ liệu và hệ thống của công ty bạn một cách logic, dễ tìm kiếm và an toàn để các công cụ trí tuệ nhân tạo có thể truy xuất, phân tích và sử dụng thông tin một cách hiệu quả và chính xác.
Theo nghiên cứu của McKinsey về trí tuệ nhân tạo tạo sinh (generative AI) , có tới 30% hoạt động công việc trong mọi ngành nghề có thể được tự động hóa hoặc cải thiện đáng kể nhờ AI. Các dịch vụ chuyên nghiệp nằm trong số những lĩnh vực được dự đoán sẽ chịu tác động lớn – đặc biệt là trong nghiên cứu, soạn thảo tài liệu và quản lý tri thức.
Nhưng những thành quả đó phụ thuộc vào một nền tảng quan trọng: dữ liệu có thể sử dụng được.
Trí tuệ nhân tạo chỉ thông minh khi nó có đủ thông tin để truy cập.
Hãy coi trí tuệ nhân tạo (AI) như một thực tập sinh hè chăm chỉ và đầy tham vọng.
Nếu bạn đưa cho cộng sự một tập hồ sơ được sắp xếp gọn gàng với các tài liệu được dán nhãn, các tệp PDF có thể tìm kiếm và mốc thời gian rõ ràng, họ sẽ gây ấn tượng với bạn. Nhưng nếu bạn đặt 14 thùng giấy tờ lộn xộn, không được sắp xếp lên bàn của họ, thì bạn mong đợi điều gì? Cho dù họ làm việc chăm chỉ và nhanh chóng đến đâu, hiệu quả công việc cũng sẽ bị ảnh hưởng.
Trí tuệ nhân tạo (AI) cũng hoạt động theo cách tương tự. Hầu hết các công ty dịch vụ chuyên nghiệp đều sở hữu nhiều năm (đôi khi là hàng thập kỷ) kiến thức quý giá được lưu trữ tại:
- Ổ đĩa dùng chung
- Chuỗi email
- Hệ thống quản lý tài liệu cũ
- Máy tính để bàn riêng lẻ
- Các tệp có tên ngẫu nhiên, ví dụ như “FINAL_v3_REVISED_USETHISONE.pdf”
Báo cáo Tương lai của các Chuyên gia năm 2025 của Thomson Reuters cho thấy các công ty luật áp dụng AI kỳ vọng sẽ tiết kiệm được gần 240 giờ mỗi năm cho mỗi luật sư. Tuy nhiên, các công ty này cũng nêu ra việc tổ chức và quản trị dữ liệu là những rào cản lớn đối với việc triển khai thành công.
Và đây là sự thật khó chịu: Trí tuệ nhân tạo không thể giải quyết sự hỗn loạn. Thay vào đó, nó sẽ làm gia tăng sự hỗn loạn đó.
“Cấu trúc dành cho AI” thực sự có nghĩa là gì?
Hãy cùng gỡ bỏ những thuật ngữ kỹ thuật khó hiểu và phân tích chi tiết ý nghĩa của việc cấu trúc dữ liệu và tài liệu cho AI.
1. Sơ đồ rõ ràng (Tổ chức nhất quán)
Sơ đồ là một phương pháp tổ chức thông tin sao cho mọi thứ đều tuân theo cùng một khuôn mẫu.
Các trường bắt buộc đối với một lược đồ hữu ích có thể bao gồm:
- Tên khách hàng
- Loại vật chất
- Thẩm quyền
- Khu vực thực hành
- Ngày
- Loại tài liệu
Hãy cùng áp dụng điều này vào thực tế. Hiện tại, bạn có thể có nhiều tài liệu với các tên như sau:
- Vụ án Smith cuối cùng
- CUỐI CÙNG CUỐI CÙNG Khiếu nại của Smith
- Bản nháp Smith 3 Sử dụng cái này
Thay vào đó, tất cả các tài liệu nên tuân theo một mô hình đặt tên có cấu trúc gắn liền với lược đồ. Ví dụ:
Họ khách hàng_Loại vụ việc_Năm_Loại tài liệu_Phiên bản
Hệ thống AI có thể nhận diện các mẫu nhanh hơn và chính xác hơn nếu tài liệu của bạn tuân theo các quy ước đặt tên và phân loại nhất quán. Nếu không có cấu trúc dữ liệu, mọi thứ sẽ trông giống như những mảnh giấy vụn kỹ thuật số.
2. Siêu dữ liệu (Thông tin về thông tin)
Siêu dữ liệu là dữ liệu về dữ liệu của bạn. Nó lập danh mục thông tin như ai đã tạo tài liệu, khi nào tài liệu được cập nhật, tài liệu thuộc về vấn đề nào và tài liệu hỗ trợ cho máy khách nào.
Báo cáo Khảo sát Công nghệ Pháp lý thường niên của Hiệp hội Luật sư Hoa Kỳ luôn chỉ ra rằng các công ty có hệ thống quản lý tài liệu tiên tiến hơn thường báo cáo hiệu quả hoạt động mạnh mẽ hơn và khả năng truy xuất thông tin được cải thiện.
Nếu không có quyền truy cập vào siêu dữ liệu, tất cả những gì công cụ AI có thể làm là phỏng đoán về bản chất và mục đích của một tài liệu.
3. Cơ sở hạ tầng dễ tiếp cận
Hệ thống AI cần quyền truy cập an toàn và có cấu trúc vào thông tin của bạn. Điều này không có nghĩa là tải các tệp bí mật lên các công cụ AI công cộng.
Điều đó có nghĩa là bạn nên tuân theo những nguyên tắc sau:
- Sử dụng hệ thống đám mây hiện đại, an toàn.
Hãy lưu trữ tài liệu và dữ liệu trên các nền tảng uy tín, an toàn (như Microsoft 365 hoặc các công cụ doanh nghiệp tương tự) thay vì các ổ đĩa cục bộ rải rác hoặc máy chủ lỗi thời. Các hệ thống hiện đại dễ dàng cập nhật, tìm kiếm và bảo vệ hơn.
- Thiết lập quy tắc truy cập rõ ràng
Hãy đảm bảo nhân viên có thể dễ dàng truy cập thông tin cần thiết cho công việc của họ, nhưng dữ liệu nhạy cảm vẫn được bảo mật. Các quy tắc truy cập rõ ràng giúp bảo vệ khách hàng và giảm thiểu rủi ro.
- Hãy phối hợp các công cụ của bạn với nhau.
Hệ thống CRM (quản lý quan hệ khách hàng), hệ thống tài liệu, nền tảng email và phần mềm lập hóa đơn của bạn cần chia sẻ thông tin một cách trơn tru. Khi các hệ thống "giao tiếp" với nhau một cách trôi chảy, bạn sẽ tránh được công việc trùng lặp và giảm thiểu lỗi.
- Phá vỡ các kho dữ liệu riêng lẻ
Một "kho dữ liệu" là tình trạng thông tin của một bộ phận nằm trong một hệ thống mà không ai khác có thể xem hoặc sử dụng được. Phá vỡ các "kho dữ liệu" này có nghĩa là tập trung hóa kiến thức quan trọng để nó có thể hỗ trợ toàn bộ công ty.
Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quốc gia (NIST) nhấn mạnh rằng việc triển khai AI hiệu quả phụ thuộc rất nhiều vào quản trị, quản lý rủi ro và hệ thống dữ liệu có cấu trúc.
Nói cách khác, trí tuệ nhân tạo chỉ mạnh mẽ khi hệ thống hỗ trợ nó mạnh mẽ.
Vì sao các công ty dịch vụ chuyên nghiệp cần hành động ngay bây giờ
Việc ứng dụng AI đang tăng tốc. Theo nghiên cứu của McKinsey, AI tạo sinh có thể tạo ra giá trị kinh tế hàng nghìn tỷ đô la mỗi năm , trong đó các lĩnh vực pháp lý, kế toán và dịch vụ chuyên nghiệp khác là những lĩnh vực bị ảnh hưởng nhiều nhất.
Các công ty đầu tư sớm vào cơ sở hạ tầng sẽ được hưởng lợi từ:
- Nghiên cứu và soạn thảo nhanh hơn
- Quản lý kiến thức thông minh hơn
- Hiểu rõ hơn về khách hàng
- Giảm thiểu sự trùng lặp công việc
- Tăng hiệu quả hoạt động
Còn những công ty chờ đợi thì sao? Họ sẽ phải dành vài năm tiếp theo để cải tạo lại các hệ thống phức tạp dưới áp lực.
Việc chuẩn bị tốn ít chi phí hơn so với việc sửa chữa.
Kế hoạch thực tiễn về sự sẵn sàng ứng phó với AI dành cho các công ty luật và tổ chức dịch vụ chuyên nghiệp
Đây là hình ảnh một kế hoạch mạch lạc và có tầm nhìn xa cho cơ sở hạ tầng dữ liệu của bạn.
Bước 1: Kiểm tra hệ thống hiện tại của bạn
Nhận dạng:
- Nơi lưu trữ tài liệu của bạn
- Cách chúng được đặt tên
- Liệu siêu dữ liệu có được áp dụng một cách nhất quán hay không.
- Những hệ thống nào tích hợp với nhau và những hệ thống nào không.
Bạn không thể cải thiện những gì bạn chưa ghi chép và lập bản đồ.
Bước 2: Chuẩn hóa quy ước đặt tên và phân loại
Xây dựng các hướng dẫn nội bộ cho:
- Đặt tên tệp
- Cấu trúc thư mục
- Các loại tài liệu
- Đánh dấu khu vực thực hành
Hãy hình dung việc này giống như việc xây dựng các kệ sách có nhãn trước khi thuê một thủ thư siêu tốc.
Bước 3: Đầu tư vào các hệ thống có tính bền vững.
Ưu tiên:
- Quản lý tài liệu dựa trên đám mây an toàn
- Hệ thống CRM với các trường dữ liệu có cấu trúc
- Các công cụ duy trì lịch sử phiên bản và quyền truy cập
- Các nền tảng hỗ trợ tích hợp API
Hãy tránh sử dụng các hệ thống loại bỏ thông tin hữu ích về tài liệu của bạn và biến mọi thứ thành các tệp tin cơ bản. Những hệ thống đó sẽ khiến việc tìm kiếm, sắp xếp và sử dụng dữ liệu của bạn sau này trở nên khó khăn hơn.
Bước 4: Dọn dẹp trước khi xây dựng
Trước khi tích hợp thêm các công cụ AI vào cơ sở hạ tầng hiện có, hãy dọn dẹp lại:
- Tệp trùng lặp
- Phiên bản lỗi thời
- Đặt tên không nhất quán
- Các kho lưu trữ dư thừa
Hãy nhớ rằng trí tuệ nhân tạo (AI) khuếch đại những gì nó nhìn thấy. Nếu nó thấy sự rõ ràng, nó sẽ khuếch đại sự rõ ràng. Nếu nó thấy sự lộn xộn, nó sẽ khuếch đại sự lộn xộn.
Bước 5: Phối hợp giữa Lãnh đạo, CNTT và Marketing
Một kế hoạch toàn diện về sự sẵn sàng cho AI bao gồm:
- Quản lý kiến thức
- Phát triển kinh doanh
- Trải nghiệm khách hàng
- Quản lý rủi ro
- Tự động hóa tiếp thị
Các công ty coi trí tuệ nhân tạo (AI) là một sáng kiến chiến lược toàn tổ chức chứ không chỉ là một phần mềm mua sắm sẽ đạt được lợi thế lớn nhất.
Lợi thế cạnh tranh nằm ở sự chuẩn bị.
Hiện tại, nhiều công ty đang tập trung vào việc thử nghiệm các công cụ. Nhưng bước đi thông minh hơn? Đó là củng cố nền tảng dữ liệu của bạn.
Khi thế hệ hệ thống trí tuệ nhân tạo tiếp theo xuất hiện—và điều đó chắc chắn sẽ xảy ra—những hệ thống đó sẽ ưu tiên các công ty có dữ liệu được cấu trúc, gắn thẻ, bảo mật và tích hợp tốt hơn.
Khi nền tảng dữ liệu của bạn vững chắc, việc áp dụng công nghệ mới sẽ dễ dàng hơn, triển khai nhanh hơn và hiệu quả hơn nhiều. Cơ sở hạ tầng dữ liệu có thể không hiển thị trong hoạt động hàng ngày, nhưng nó quyết định mức độ và tốc độ mà doanh nghiệp của bạn có thể tiến xa với trí tuệ nhân tạo.
Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ, nhưng hãy bắt đầu ngay bây giờ.
Bạn không cần một sự thay đổi toàn diện ngay ngày mai. Nhưng bạn cần:
- Một cuộc trò chuyện rõ ràng
- Một lộ trình thực tế
- Cam kết về cấu trúc
Cuộc cách mạng trí tuệ nhân tạo không chỉ đơn thuần là phần mềm thông minh hơn, mà còn là các hệ thống thông minh hơn. Những công ty xây dựng các hệ thống đó ngày nay sẽ định hình kỷ nguyên tiếp theo của dịch vụ chuyên nghiệp.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cân nhắc về định vị kỹ thuật số dài hạn và sự sẵn sàng cho trí tuệ nhân tạo (AI), LaFleur có thể giúp bạn điều chỉnh thương hiệu, hệ thống tiếp thị và cơ sở hạ tầng kỹ thuật số cho tương lai. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay và cùng nhau bắt đầu.
