Kuandaa matukio ni njia nzuri kwa shirika lako la afya kufika mbele ya hadhira iliyofungwa na kusimulia hadithi yako. Bila kujali kama unaandaa semina ya mtandaoni, sherehe ya uzinduzi, ushiriki wa kuzungumza, au tukio lingine lolote, lengo ni kuunda mazingira ya kufurahisha na yenye taarifa ambayo yanazalisha ufahamu na shauku zaidi katika shirika lako. Hii ina maana kwamba unahitaji kupata watu sahihi wa kuhudhuria, kushirikiana na chapa yako, na kuchukua hatua - ambayo si jambo dogo katika tasnia hii ya ushindani.
Endelea kusoma ili ujifunze jinsi ya kupanga tukio la huduma ya afya ambalo litahudhuriwa na watu wengi, linaelimisha, na linaweza kutekelezwa.
Misingi ya Kupanga Matukio ya Huduma ya Afya
Kama mipango mingi ya masoko na mahusiano ya umma, kuna vipengele vya msingi vya upangaji ambavyo unahitaji kuzingatia. Hebu tuangalie kwa undani vipengele vitano muhimu zaidi vya upangaji.
Mahali
Kazi ya kwanza (na labda muhimu zaidi ) katika mkakati wowote wa kupanga hafla ni kupata mahali ambapo wageni wako wanapafahamu na wanataka kutembelea. Tafuta nafasi yenye mwanga mwingi wa asili na mpangilio mzuri unaofaa kwa mwenyeji wa mzungumzaji.
Mahali panapaswa kufikika kwa urahisi kwa hadhira yako kuu na kuwa karibu na migahawa mingine, baa, na maduka. Unapaswa pia kuhakikisha kwamba ukumbi una ufikiaji rahisi wa teksi na huduma zingine za kushiriki safari. Pia, hakikisha ukumbi wa tukio una maegesho ya kutosha ya bure (unaweza pia kufikiria kuwa na valet mwenyeji pia) na uko karibu na hoteli.
Mwishowe, fikiria idadi ya watu wa hadhira yako — umri wao, jinsia, na nafasi ndani ya kampuni, miongoni mwa mengine. Kulingana na taarifa hii, unaweza kubaini aina ya ukumbi unaopaswa kuhifadhi, na katika maeneo gani. Wazee wa Kizazi cha Milenia wanaweza kupendelea nafasi inayoendelea zaidi ambapo wanaweza kufanya uhusiano wenye maana na wahudhuriaji wengine, na wahudhuriaji wazee huenda wakapendelea ukumbi wa kitamaduni zaidi ambapo wanaweza kuzingatia uwasilishaji na kuzungumza na wadau moja kwa moja.
Utumishi
Watu wanapohudhuria matukio yanayoandaliwa na mashirika ya afya, wanatarajia kupokea huduma nzuri kutoka kwa wafanyakazi rafiki na makini. Hii ina maana ya kuajiri watu wenye ufasaha, heshima, adabu, na wepesi.
Kulingana na ukubwa, eneo, na aina ya tukio, unaweza kuhitaji:
- Wahudumu wa valet
- Wasalimu
- Usalama
- Seva
- Wafanyakazi wa baa
- Wataalamu wa upishi
- Wataalamu wa sauti/vielelezo
- Wataalamu wa taa
- Watunzaji wa nyumba
Ni wazo nzuri kuanzisha dawati la huduma kwa wateja (labda likiwa na wasalimiaji wako au mmoja wa wafanyakazi rafiki na wenye ujuzi wa shirika lako) ambapo wahudhuriaji wanaweza kuja kuuliza maswali, kuomba taarifa za mawasiliano, kupokea brosha zenye manufaa na vitu vya kifahari vya chapa, au kusema tu salamu.
Upishi
Hamu ya kula! Mojawapo ya sehemu bora zaidi kuhusu kuhudhuria tukio lolote la kitaalamu ni chakula! Hata kama unatoa tu hors d'oeuvres au chakula cha kidole wakati wa karamu ya kokteli, unataka kuhakikisha wageni wako wanaridhika na mlo wao. Katika uzoefu wetu, wahudhuriaji waliolishwa vizuri wana uwezekano mkubwa wa kufurahia nyenzo za uwasilishaji na kuwa na uzoefu wa kukumbukwa zaidi. Hakikisha unatoa chaguo zisizo na mboga, mboga, na gluteni na uweke kikomo kwenye tokeni za vinywaji vya kibinafsi ili kuepuka matatizo yanayoweza kutokea na wateja walio na huduma nyingi kupita kiasi. Kuhusu sehemu, dau salama ni kulenga huduma zaidi ya 10-15% kuliko idadi ya RSVP.
Teknolojia
Iwe unaandaa semina ya mtandaoni au tukio la ndani ya tovuti, unataka kuhakikisha vipengele vyote vinavyohusiana na teknolojia viko mahali pake na vinafanya kazi vizuri kabla ya tukio. Hii ina maana ya kufanya majaribio kadhaa ya muda mfupi kabla ya tukio, kujaribu kila kipengele cha uwasilishaji — ikiwa ni pamoja na vipengele vya sauti/vielelezo, mwanga, taratibu za kuingia, na vipengele vyovyote shirikishi unavyopanga kuvijumuisha. Unapoweka salama mahali pa tukio, jaribu kipimo data cha Wi-Fi na uhakikishe vipengele vyote vya umeme vimesasishwa na viko katika mpangilio mzuri wa kufanya kazi.
Bonyeza
Mbali na kuwa na timu ya mahusiano ya umma ya ndani kuhudhuria ili kurekodi tukio hilo, waalike machapisho ya watu wengine wa eneo hilo kuhudhuria na kutoa maandishi yao wenyewe. Kwa njia hii, unaweza kuwafikia wale wanaopenda ambao hawakuweza kuhudhuria au ambao hawakujua kuhusu tukio hilo hapo awali. Ni muhimu kupata umbali mwingi iwezekanavyo kwa matukio haya ambayo wakati mwingine huwa ya gharama kubwa, kwa hivyo kujulikana zaidi ni muhimu ili kufikisha ujumbe wako kwa watu wengi iwezekanavyo. Pia, hakikisha unarekodi uwasilishaji kwenye video au hata kufikiria kuutangaza moja kwa moja kwenye mitandao ya kijamii ili watu ambao hawakuweza kuhudhuria bado waweze kushiriki katika furaha hiyo kwa wakati halisi!
Kupata RSVP Zinazostahiki
Katika LaFleur, tuna mchakato uliojaribiwa na wa kweli ambao tunatumia (pamoja na vipengele vichache vinavyobadilika) kwa kila tukio la huduma ya afya tunalosaidia kupanga na kutekeleza. Muhtasari wa uwasilishaji unahitaji kuundwa, kuhaririwa, na kuidhinishwa kabla haujaendelezwa kuwa jukwaa la uwasilishaji lenye maelezo zaidi. Kisha tunatumia maudhui yaliyoidhinishwa kama msingi wa nyenzo zingine zote za uuzaji wa matukio — ikiwa ni pamoja na kurasa za kutua, utafutaji wa kulipia na kampeni za kijamii, mialiko ya barua pepe, watumaji barua pepe wa moja kwa moja, barua pepe za ufuatiliaji, na tafiti za matukio.
INAYOHUSIANA: Mbinu 10 Muhimu Bora za Kuunda Kurasa Maalum za Kutua Zinazobadilisha
Kulingana na tukio, kazi hii haipaswi kuanza kabla ya wiki sita kabla ya tukio. Muhtasari wa maudhui unapaswa kupitia mchakato mkali wa uhariri ili kurekebisha kila kipengele cha uwasilishaji, na nyenzo zinazofuata pia zitahitaji mfululizo wa marekebisho kabla ya kukamilika. Na kwa kuwa utahitaji kutuma mialiko mingi ya barua pepe na vikumbusho vya tukio, kazi ya awali ya usimamizi wa maudhui inapaswa kukamilika angalau wiki tatu kabla ya tarehe ya tukio.
Mara tu nyenzo zote za uuzaji zitakapokamilika na kuidhinishwa, utaingia katika awamu ya otomatiki ya tukio hilo. Kwa kawaida tunatumia Sharpspring ili kurahisisha mahitaji yetu ya otomatiki, lakini kuna majukwaa kadhaa mazuri yenye bei za ushindani. Programu yoyote unayotumia, hakikisha unajaribu utumaji wote na uhakikishe unafuatilia tabia ya mtumiaji. Unapaswa pia kujaribu majaribio ya A/B na kurekebisha mada zako, vichwa vya habari, na maudhui kila mara ili kuboresha kampeni yako na kupata majibu bora na bora zaidi.
Jambo muhimu zaidi kukumbuka ni kwamba unapaswa kufanya kazi kwa bidii ili kutengeneza orodha za kutuma bidhaa kikaboni. Tekeleza mikakati mizuri ya uuzaji wa maudhui ili kuhimiza kujisajili kwa kampeni za barua pepe, majarida, taarifa kwa vyombo vya habari, na masasisho mengine. Ikiwa una bajeti ya kutosha, unapaswa pia kutengeneza kampeni zinazolipiwa kwenye mitandao ya kijamii na kupitia Matangazo ya Google — mbinu hii inaweza kuwa ghali, kwa hivyo ni muhimu kufuatilia kwa karibu gharama kwa kila ununuzi na kuboresha kampeni inapohitajika.
Mwishowe, usinunue orodha ya barua pepe kwa ajili ya tukio, kwani kuna uwezekano mkubwa wa kupoteza uuzaji mwingi kwa watu ambao hawapendi au hawako katika nafasi ya kijiografia ya kuhudhuria.
Kutoa Uwasilishaji Ulioboreshwa
Nachukia kufanya hivi, lakini inahitaji kusemwa: Watendaji wengi si wazuri sana katika kuzungumza hadharani. Na hiyo ni sawa! Wakurugenzi Wakuu, Maafisa Wakuu wa Serikali, na Wakuu wa Idara ndio wanaofanya kazi kubwa ili kuendeleza ukuaji na mapato ya shirika lao la huduma ya afya. Kuna uwezekano mkubwa, wao ni bora linapokuja suala la mwingiliano wa ana kwa ana na mitandao, lakini kwa sababu ni wazuri sana, mara nyingi huwa wagumu au wasiofurahi wanapohutubia makundi makubwa wakati wa uwasilishaji.
Kwa hakika, unapaswa kuwa na muhtasari wa maudhui na sehemu ya uwasilishaji ya kufanya kazi nayo, lakini hiyo haimaanishi kwamba unapaswa kuipitia tu wakati wa uwasilishaji halisi. Badala yake, tengeneza hati inayojitosheleza vyema kwa hotuba ya kawaida na ya mazungumzo yenye ustadi unaoonekana wa mada. Jisikie huru kurudia, kuhariri, na kuthibitisha ndani na pamoja na timu yako ya uuzaji au PR. Ukishakuwa katika nafasi nzuri na hati yako, unahitaji kuikumbuka mbele na nyuma na pia kuanza kufanya mazoezi ya kuongea hadharani.
Hebu tuchunguze vidokezo vichache vya msingi vya kuzungumza hadharani ili kukusaidia wewe na timu yako kutoa ujumbe unaowagusa hadhira yako.
Hamasa na Utie Moyo
Lengo kuu la ushiriki wowote wa kuzungumza hadharani ni kuwasilisha hoja zako kuu na kuwafanya hadhira yako waelewe na kuhifadhi taarifa hiyo kwa matumizi ya baadaye. Hata hivyo, ili kufikia lengo hili, ni lazima utoe hotuba isiyosahaulika inayowahamasisha na kuwatia moyo hadhira yako ambayo inawafahamisha kwa ujanja katika kipindi chote cha hotuba.
Zingatia kuwahamasisha kufanya kitendo/vitendo unavyotaka, na utumie hadithi, takwimu, na vichekesho vyenye ladha nzuri ili kuingiza ujumbe wako kwenye kumbukumbu zao kwa siri. Kubinafsisha hotuba yako hakutaongeza tu nafasi za hadhira kukumbuka maudhui yako, lakini pia watakukumbuka - jambo ambalo huenda likasababisha hatua za ufuatiliaji, fursa za ziada za mitandao, au kuanzisha uhusiano mpya wa kibiashara.
Elewa Hadhira na Mazingira Yako
Katika siku na wiki zinazoongoza kwenye ushiriki wa kuzungumza, wasiliana na timu yako ya uuzaji ili kukagua orodha ya RSVP. Huenda unawajua majina mengi kwenye orodha, ambao unaweza kuwazia unapofanya mazoezi ya anwani yako ijayo. Pia omba taarifa za idadi ya watu ili kukusaidia unapoendelea kuandika hati yako. Baadhi ya vichekesho na hadithi huenda zisifae au zisikubalike vizuri na watu fulani, na unataka kuepuka ukimya wowote usio wa kawaida ikiwa sehemu yoyote ya uwasilishaji wako haifiki jinsi unavyotaka.
Pia, hakikisha unafika mapema kwenye tukio ili uweze kutazama ukumbi na kuufahamu zaidi. Huenda umekuwa ukifanya mazoezi katika mazingira ya starehe, kwa hivyo unataka hisia zile zile za joto na utulivu inapofika wakati wa kupanda jukwaa hilo. Kufika mapema kabla ya saa ya vinywaji pia hukupa nafasi nzuri ya kuangalia sauti na kufanya mazoezi ya kuwasilisha vifaa vya kuona.
Mazoezi Hufanya Ukamilifu
Kuwa mzungumzaji mzuri wa umma hakutokei mara moja. Lazima ufanye kazi hiyo mara kwa mara. Fanya kazi kwenye sauti yako, matamshi, mtazamo wa macho, na lugha ya mwili, na fikiria kunasa video kwenye vipindi vyako vya mazoezi ili uweze kukosoa nguvu na udhaifu wako ili kusisitiza wa kwanza na kuboresha wa mwisho. Ondoa maneno ya kujaza, onyesha vizuizi muhimu, na ujifunze kutumia pumzi yako kusisitiza hoja zako kuu.
Fanya mazoezi mbele ya wafanyakazi wenzako, mwenzako wa karibu, watoto wako… hebu fanya mazoezi mbele ya mbwa wako ikiwa inakufanya uhisi utulivu na raha. Panga muda wa hotuba yako na uzingatia kuonyesha ishara zinazofaa za uso. Na kwa usaidizi wa kukariri uwasilishaji wako, jirekodi kwenye simu yako kisha usikilize wakati wa safari yako ya kila siku kabla ya uwasilishaji.
Kila kitu Zen
Kabla ya kutoa hotuba yako, vuta pumzi ndefu, funga macho yako, na ufikirie mafanikio yako. Jiwazie kwa utulivu ukiwasilisha hoja zako kuu na utani mdogo hapa na pale. Jiwazie ukitegemea vifaa vyako vya kuona kwa usaidizi na fikiria jinsi utakavyohisi vizuri utakapotoa majibu sahihi na ya kina kwa maswali ya hadhira yako karibu na mwisho wa uwasilishaji.
Kwa hatari ya kusikika kama mzaha, unapaswa kujua kwamba utafanya vizuri tu. Mara tu uwasilishaji utakapoisha, utahisi upumbavu kuhusu msongo wa mawazo na neva ulizopata kabla ya tukio hilo, lakini pia ni wasiwasi huo utakaokuchochea kuwa tayari sana. Jua kwamba umefanya kazi yote ya msingi na kwamba uwasilishaji halisi ni kilele cha wiki za maandalizi ya sauti.
Tuanze Sherehe Hii!
Nyuma ya kila sherehe kubwa kuna mipango mingi mizuri, na matukio ya huduma ya afya si tofauti. Ikiwa ungependa kujadili kupanga, uuzaji, na kutekeleza webinar yako ijayo, sherehe ya uzinduzi, au ushiriki wa kuzungumza, tafadhali wasiliana na LaFleur kwa kupiga simu (888) 222-1512 au kujaza fomu hii fupi .
Wataalamu wetu wa masoko wanaweza kutoa huduma kamili ya mbinu za kupanga matukio — ikiwa ni pamoja na kujenga orodha, uuzaji wa maudhui, matangazo ya kidijitali yanayolipiwa, otomatiki ya uuzaji, utekelezaji wa matukio, na kila kitu kilichopo kati! Tumefanya kazi na mashirika ya afya ya kikanda, kitaifa, na kimataifa ili kuunda kampeni za uuzaji zenye ufanisi na kuratibu matukio yaliyofanikiwa, na tuna uhakika tunaweza kufanya vivyo hivyo kwako.
Tafadhali wasiliana nasi leo ili kuanzisha sherehe hii!
Marejeleo
Martin-Bilbrey, L. (2017, Machi 6). Sheria 10 za kupanga matukio ya wanaoanza: Usisahau ketchup. Pathable. Imechukuliwa kutoka https://pathable.com/blog/beginners-guide-event-planning-10-simple/
Shackman, K. (2017, Aprili 5). Mbinu 8 bora za kupanga matukio ya kampuni. Kiolesura cha Matukio. Imechukuliwa kutoka https://www.eventinterface.com/blog/8-best-practices-for-planning-corporate-events/
Neill, C. (2016, Aprili 18). Vidokezo 12 vya kuzungumza hadharani. Imechukuliwa kutoka https://www.forbes.com/sites/iese/2016/04/18/12-tips-for-public-speaking/#d8231e23a183
