በመጀመሪያው ጽሑፋችን ፣ እድገት የሚመጣው እውነተኛ ችግሮችን በመፍታት እንጂ ተጨማሪ ዘመቻዎችን በማስኬድ ብቻ እንዳልሆነ አረጋግጠናል። ሽርክናዎቻችን ብዙውን ጊዜ የግብይት ተግዳሮቶች የጥልቅ የንግድ ጉዳዮች ምልክቶች መሆናቸውን እንዴት እንደሚያሳዩ አጋርተናል። ዛሬ፣ ወደ አንድ የተወሰነ መፍትሄ እየገባን ነው፡ የማይንቀሳቀሱ ሰነዶችን ወደ ተለዋዋጭ የእድገት ሀብቶች መለወጥ።
ይህ ታሪክ የሚጀምረው በራሳችን መደበኛ የአሠራር ሂደቶች (SOPs) ነው። የሂደት ሰነዶቻችንን ለማስተካከል እንደ ውስጣዊ ሙከራ የተጀመረው ደንበኞች የድርጅታዊ እውቀትን እንዲከፍቱ ለመርዳት መሠረት ሆነ።
እያንዳንዱ ኩባንያ የሚያጋጥመው የSOP ችግር
እንደ አብዛኛዎቹ በማደግ ላይ ያሉ ኩባንያዎች፣ እኛ በSOPዎች ላይ በእጅጉ እንመካለን። ምርጥ ልምዶቻችንን ይይዛሉ፣ የጥራት ቁጥጥርን ያረጋግጣሉ እና በደንበኛ ሥራ ዙሪያ ወጥነትን ይጠብቃሉ። እነዚህ አስፈላጊ የንግድ ሀብቶች ናቸው።
በተግባር፣ ዋጋ አላስገኙም ነበር፡
- የቡድኑ አባላት ፒዲኤፎችን ወይም የዎርድ ሰነዶችን መመርመር ነበረባቸው
- አሮጌ ስሪቶች ዘግይተው ስለአሁኑ ሂደቶች ግራ መጋባት ፈጥረዋል
- የSOPዎች ቢኖሩም እንኳን፣ ሰዎች ብዙውን ጊዜ ባልደረቦቻቸውን ከመፈለግ ይልቅ ይጠይቃሉ
የእኛ SOPዎች ሕያው ሰነዶች እንዲሆኑ ታስበው ነበር፣ ነገር ግን በእውነቱ፣ ከዕለታዊ የስራ ፍሰቶች ጋር የማይገናኙ እና የማይንቀሳቀሱ ሆነው ተሰማቸው።
እራሳችንን እንዲህ ብለን ጠየቅን፦ SOPs እንደ ታማኝ የቡድን ጓደኛ መጠየቅ በቀላሉ ማግኘት ቢቻልስ?
የቬክተር የ SOP መደብርን መገንባት
አዲስ አካሄድ ለመሞከር ወሰንን። ሀሳቡ ቀላል ነበር፡ SOPዎችን ወደ ትናንሽ ቁርጥራጮች ይከፋፍሏቸው፣ AI ሊረዳው በሚችል መንገድ ያስቀምጡዋቸው፣ እና በተፈጥሮ ቋንቋ ሊፈለጉ የሚችሉ ያድርጓቸው።
ሂደቱ እንዲህ ይመስል ነበር፡
ይዘትን መቆራረጥ፡- ሙሉ SOPዎችን እንደ ነጠላ ፋይሎች ከማከማቸት ይልቅ፣ ወደ ትናንሽ እና ትርጉም ባላቸው ክፍሎች እንከፍላቸዋለን። የእያንዳንዱ ሂደት ደረጃ የራሱ መግቢያ ሆነ።
የቬክተር ማከማቻ፡- እነዚያን ክፍሎች ወደ ቬክተር ኢምቤዲንግ፣ ትርጉምን የሚይዙ የሂሳብ ውክልናዎችን ቀይረናቸዋል፣ ቁልፍ ቃላትን ብቻ ሳይሆን።
የተፈጥሮ ቋንቋ መልሶ ማግኛ፡- በፍተሻ ሞዴል ላይ ተደራርበናል። ትክክለኛ ቁልፍ ቃላትን ከመፈለግ ይልቅ፣ የቡድኑ አባላት በቀላል እንግሊዝኛ ጥያቄዎችን መጠየቅ ይችላሉ
- "በዎርድፕረስ ላይ ብሎግ ለማተም የምናደርገው ሂደት ምንድን ነው?"
- "አዲስ የማረፊያ ገጽ እንዴት የጥራት ማረጋገጫ (QUA) እናደርጋለን?"
ከአውድ ጋር የተደረገ ምላሽ ፡ ስርዓቱ ተገቢውን የSOP ደረጃ መልሷል፣ ከአውድ እና ከምንጭ ጋር የተሟላ።
ውጤቱም የቬክተር SOP መደብር ብለን የምንጠራው ፕሮቶታይፕ ነበር።
ተጽእኖው
ልዩነቶቹ ወዲያውኑ ነበሩ፡
- ፈጣን መዳረሻ፡- የፒዲኤፍ ፋይሎችን ከመቃኘት ይልቅ የቡድን አባላት የሚያስፈልጋቸውን ትክክለኛ ደረጃ በሰከንዶች ውስጥ ማግኘት ይችላሉ።
- የተሻለ ተገዢነት፡- ሰዎች ትክክለኛውን ሂደት በቀላሉ ማግኘት ሲችሉ የመከተል ዕድላቸው ከፍተኛ ነበር።
- የተሻሻለ የምዝገባ ሂደት፡- አዳዲስ ተቀጣሪዎች በተፈጥሯቸው ጥያቄዎችን መጠየቅ እና ወጥ የሆነ መልስ ማግኘት ይችላሉ።
- ያነሰ ግጭት፡- መሪዎች ተመሳሳይ ጥያቄዎችን ደጋግመው መመለስ አልነበረባቸውም።
ለመጀመሪያ ጊዜ የእኛ SOPዎች ሕያው እንደሆኑ ተሰማቸው እና ቡድኑ በትክክል ሊጠቀምባቸው የሚችላቸው ሀብቶችም እንደነበሩ ተሰምቷቸዋል።
የመብራት አምፖል ሞመንት
የSOP መደብር ስኬት ወደ ትልቅ ግንዛቤ አስገብቷል፤ ይህ ስለ SOPዎች ብቻ አልነበረም።
እያንዳንዱ ድርጅት በሰነዶች ውስጥ የተከማቸ እውቀት አለው፤ ፖሊሲዎች፣ ምርምር፣ የጉዳይ ሕግ፣ የቴክኒክ መመሪያዎች፣ የሥልጠና ቁሳቁሶች። እና በእያንዳንዱ ሁኔታ፣ እነዚያ ሰነዶች ለመፈለግ አስቸጋሪ፣ ወቅታዊ ሆነው ለመቆየት አስቸጋሪ እና ከዕለታዊ የስራ ፍሰቶች ጋር የተቆራረጡ በመሆናቸው ብዙም ጥቅም ላይ የማይውሉ ናቸው።
ተመሳሳይ አካሄድን ለማንኛውም የተመረጠ የእውቀት መሰረት ተግባራዊ ማድረግ ብንችልስ?
የይዘት አንጎል ጽንሰ-ሀሳብ የተወለደው በዚህ መንገድ ነው።
የይዘት አንጎል መርሆዎች
የይዘት አንጎል ከSOP መደብር ጋር በተመሳሳይ መሠረት ላይ ይገነባል ነገር ግን ወሰን እና ተለዋዋጭነትን ያሰፋዋል። በመሠረቱ፣ በአራት መርሆዎች ላይ የተገነባ ነው፡
የተቀናጀ አወሳሰድ፦ የይዘት አእምሮ የሚያካትተው እርስዎ የመረጧቸውን ሰነዶች ብቻ ነው። ይህ ማለት ክፍት ኢንተርኔት ከመጠቀም ይልቅ ከታመኑ እና ተዛማጅ ምንጮች ጋር እየሰሩ ነው ማለት ነው።
የተፈጥሮ ቋንቋ መልሶ ማግኛ ፡ ተጠቃሚዎች ጥያቄዎችን በቀላል እንግሊዝኛ ይጠይቃሉ። ስርዓቱ በጣም ተገቢ የሆኑትን ክፍሎች ከአውድ እና ከጥቅሶች ጋር ያወጣል።
ፍለጋ እና ውህደት፡- ከመልሶ ማግኛ ባሻገር፣ የይዘት አንጎል በርካታ ሰነዶችን በማጣመር ዝርዝሮችን፣ ማጠቃለያዎችን ወይም የንግግር ነጥቦችን በማዘጋጀት ሊረዳ ይችላል።
ቀጣይነት ያለው የሰው ልጅ ማሰባሰብ፡- አዳዲስ ሰነዶች ሊጨመሩ፣ ጊዜ ያለፈባቸው ሊወገዱ እና ቤተ-መጻሕፍት በቀላሉ ሊዘመኑ ይችላሉ። ይህ የሰው ልጅ አርቴፊሻል ኢንተለጀንስ ማድረግ የማይችለው ነገር ነው፡- ተገቢ የሆነውን፣ አሳማኝ የሆነውን እና ምን መያዝ እንዳለበት መወሰን።
እነዚህ መርሆዎች የይዘት አንጎል የሚያከማቸውን እውቀት ተግባራዊ፣ አስተማማኝ እና ወቅታዊ ያደርገዋል።
መያዣዎችን በተለያዩ ኢንዱስትሪዎች ውስጥ ይጠቀሙ
የይዘት አንጎል ሊሆኑ የሚችሉ አተገባበሮች ሰፊ ናቸው፡
የሕግ ድርጅቶች፡- ጠበቆች ትላልቅ የጉዳይ ሕግ፣ የመዝገብ ሰነዶች እና የምርምር ቤተ መጻሕፍት ያዘጋጃሉ። የይዘት አእምሮ ያንን ቤተ መጻሕፍት ለመፈለግ እና ተግባራዊ ለማድረግ የሚያስችል ያደርገዋል፣ ይህም ቅልጥፍናን እና የጉዳይ ውጤቶችን ያሻሽላል።
የጤና አጠባበቅ ድርጅቶች ፡ ሆስፒታሎችና ክሊኒኮች ሰፊ ክሊኒካዊ መመሪያዎችንና የሕክምና ፕሮቶኮሎችን ያስተዳድራሉ። የይዘት አእምሮ አቅራቢዎች ትክክለኛውን መረጃ በትክክለኛው ጊዜ እንዲያገኙ ይረዳል።
የኢንሹራንስ ኩባንያዎች ፡ አስተካካዮች ውስብስብ የይገባኛል ጥያቄዎችን በፖሊሲዎች፣ ደንቦች እና ቀደም ሲል በተደረጉ ጉዳዮች ያስተናግዳሉ። የይዘት አእምሮ ወጥነትን ያረጋግጣል እና ስህተቶችን ይቀንሳል።
አምራቾች፡- ቡድኖች በSOPs፣ በደህንነት ደረጃዎች እና በተገዢነት ሰነዶች ላይ ይመረኮዛሉ። የይዘት አእምሮ ሁሉም ሰው በጣም ወቅታዊ መመሪያዎችን እንዳለው ያረጋግጣል።
የኮርፖሬት የሰው ኃይል ቡድኖች፡- አስተዳዳሪዎች ብዙውን ጊዜ በፖሊሲ መመሪያ መጽሃፎች ውስጥ መልሶችን ለማግኘት ይቸገራሉ። የይዘት አእምሮ ትክክለኛውን የፖሊሲ ቋንቋ ወዲያውኑ ያሳያል፣ ይህም ግራ መጋባትን ይቀንሳል።
በእያንዳንዱ ሁኔታ፣ መርህ አንድ ነው፡ የማይንቀሳቀሱ ሰነዶችን ወደ ተለዋዋጭ የንግድ ሀብቶች ይለውጡ።
የተማሩ ትምህርቶች
ከ SOPs ወደ ይዘት አእምሮዎች ያደረግነው ጉዞ ጥቂት ጠቃሚ ትምህርቶችን አስተምሮናል፡
በእውነተኛ የህመም ነጥብ ጀምር። ይህንን እንደ ቲዎሬቲካል ሙከራ አድርገን አልገነባነውም። የገነባነው የSOP ስልቶቻችን ለእኛ ስላልሰሩ ነው።
መጀመሪያ ለሰዎች መፍትሄ ስጡ። አዲስ ቴክኖሎጂን ተግባራዊ ማድረግ ለራሱ ጥቅም ብቻ መሆን የለበትም። እዚህ ላይ ያለው ጥቅም ሰዎች ሕይወትን ቀላል ማድረግ ነው።
መተማመን ለድርድር የሚቀርብ አይደለም። በተዘጋጁ ሰነዶች ላይ የተመሰረቱ ምላሾችን መስጠት የተሳሳተ መረጃ እንዳይኖር ይከላከላል እና በራስ መተማመንን ይገነባል።
ማጣራት ልዩነቱ ነው። ቤተ መፃህፍቱን የማዘመን እና የማስተዳደር ችሎታ ስርዓቱን ተገቢ ያደርገዋል።
ይህ ለዕድገት አስፈላጊ የሆነው ለምንድን ነው?
በመጀመሪያ ሲታይ፣ የSOP መደብር እንደ ግብይት ላይመስል ይችላል። ነገር ግን እድገትን ሙሉ በሙሉ ያነሳሳል።
ፈጣን የሥራ ማስጀመሪያ ሂደት ማለት አዳዲስ ሠራተኞች ቶሎ አስተዋፅዖ ያደርጋሉ ማለት ነው። ወጥነት ያላቸው ሂደቶች ስህተቶችን ይቀንሳሉ እና እንደገና ይሠራሉ። ነፃ የወጡ መሪዎች መመሪያዎችን ከመድገም ይልቅ በስትራቴጂ ላይ ማተኮር ይችላሉ።
ተመሳሳይ መርሆዎች ከ SOPs ባሻገር ሲተገበሩ፣ ተፅዕኖው ይባዛል፡ ለጠበቆች ጠንካራ ጉዳዮች፣ በጤና አጠባበቅ የተሻለ የታካሚ እንክብካቤ፣ እና በማኑፋክቸሪንግ ውስጥ ያሉ ስህተቶች ያነሱ ናቸው።
እድገት ሁልጊዜ ተጨማሪ መሪዎችን አይፈልግም። አንዳንድ ጊዜ ቀደም ሲል ያለዎትን እውቀት መክፈት ማለት ነው።
ለጉዳይ ጥናቱ መዘጋጀት
የSOP መደብር የመጀመሪያ ሙከራችን ነበር። የይዘት የአንጎል ፅንሰ-ሀሳብ ከዚያ መሠረት አድጓል። ነገር ግን እውነተኛው ፈተና የመጣው ለደንበኛው ፈተና ስንተገብረው ነው፡- ጠበቃ ሰፊውን የአእምሮ ጉዳት (TBI)-ተኮር ቤተ-መጽሐፍት ዋጋ እንዲከፍት መርዳት።
በዚህ ተከታታይ ጽሑፍ በሚቀጥለው ጽሑፍ፣ ያንን የጉዳይ ጥናት በዝርዝር እናካፍላለን፡ የቲቢአይ ይዘት አንጎል እንዴት እንደገነባን፣ በተግባር እንዴት እንደሰራ እና ምን ውጤቶችን እንዳስገኘ።
ምክንያቱም እድገት የሚመጣው ከዘመቻዎች ብቻ ሳይሆን፣ ጥልቅ ችግሮችን በመፍታት ነው። እና አንዳንድ ጊዜ፣ እነዚያ ችግሮች በግልጽ የሚታዩ ሆነው ተደብቀው፣ እስኪከፈቱ ድረስ እየጠበቁ ናቸው።
ስለአሁኑ የግብይት ፍላጎቶችዎ እና እድገትዎን ወደኋላ የሚገቱት በዙሪያዎ ያሉ ችግሮች ለመወያየት ጊዜ ለመመደብ ደስተኞች ነን።
{% module_block module “widget_6f8b0d56-9e9d-4ad3-b9f4-10848aa9cae7” %}{% module_attribute “button_text” is_json=”true” %}{% raw %}”Schedule a Consultation”{% endraw %}{% end_module_attribute %}{% module_attribute “child_css” is_json=”true” %}{% raw %}{}{% endraw %}{% end_module_attribute %}{% module_attribute “css” is_json=”true” %}{% raw %}{}{% endraw %}{% end_module_attribute %}{% module_attribute “definition_id” is_json=”true” %}{% raw %}null{% endraw %}{% end_module_attribute %}{% module_attribute “field_types” is_json=”true” %}{% raw %}{“button_text”:”text”,”link”:”link”,”style”:”group”}{% endraw %}{% end_module_attribute %}{% module_attribute “label” is_json=”true” %}{% raw %}null{% endraw %}{% end_module_attribute %}{% module_attribute “link” is_json=”true” %}{% raw %}{“no_follow”:false,”open_in_new_tab”:false,”rel”:””,”sponsored”:false,”url”:{“content_id”:192394006372,”href”:”https://lafleur.marketing/contact”,”href_with_scheme”:null,”type”:”CONTENT”},”user_generated_content”:false}{% endraw %}{% end_module_attribute %}{% module_attribute “module_id” is_json=”true” %}{% raw %}8243667{% endraw %}{% end_module_attribute %}{% module_attribute “path” is_json=”true” %}{% raw %}”@hubspot/button”{% endraw %}{% end_module_attribute %}{% module_attribute “schema_version” is_json=”true” %}{% raw %}2{% endraw %}{% end_module_attribute %}{% module_attribute “smart_objects” is_json=”true” %}{% raw %}[]{% endraw %}{% end_module_attribute %}{% module_attribute “smart_type” is_json=”true” %}{% raw %}”NOT_SMART”{% endraw %}{% end_module_attribute %}{% module_attribute “tag” is_json=”true” %}{% raw %}”module”{% endraw %}{% end_module_attribute %}{% module_attribute “type” is_json=”true” %}{% raw %}”module”{% endraw %}{% end_module_attribute %}{% module_attribute “wrap_field_tag” is_json=”true” %}{% raw %}”div”{% endraw %}{% end_module_attribute %}{% end_module_block %}
